出版社引入項目管理制的背景論文
作為管理界的3M(工商管理、公共管理、項目管理）之一的項目管理在第二次世界大戰后發(fā)展起來(lái)，最早起源于美國。因其在美國阿波羅登月項目中的成功運用，后被廣泛使用于眾多領(lǐng)域，包括建筑、國防、金融、IT等領(lǐng)域。然而項目管理理念在國內出版業(yè)，尤其是中小型出版社中的應用才剛剛起步。出版業(yè)具有不同于其他行業(yè)的顯著(zhù)特征，而圖書(shū)出版活動(dòng)的特征，與項目管理的概念有非常好的吻合度。作為中小型出版社業(yè)務(wù)龍頭的編輯，理解和掌握項目管理的理念和知識，并將其運用于實(shí)際工作中，顯得尤為重要而迫切。
1.項目及項目管理概述
1.1項目及項目管理
項目是由各不相同的事件按照時(shí)間序列組成的以目標為導向的系列行動(dòng)。項目所產(chǎn)生的社會(huì )、經(jīng)濟和環(huán)境影響，也往往比項目本身長(cháng)久得多項目管理是在資源有限的條件下，利用專(zhuān)業(yè)的知識理論、技能方法，有計劃、有組織地實(shí)現對項目的調控，實(shí)現某一既定目標的管理學(xué)方法。
1.2項目管理生命周期及范圍
結合圖書(shū)出版活動(dòng)的特征，其中的項目管理生命周期包含5個(gè)過(guò)程，即啟動(dòng)、規劃、執行、監控和收尾。所涉及的管理范圍包括整合管理、范圍管理、時(shí)間（進(jìn)度）管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險管理、溝通管理和采購管理共9個(gè)方面，這些也是項目的制約因素。這些因素間的關(guān)系是，任何一個(gè)因素發(fā)生變化，都會(huì )影響至少一個(gè)其他因素。這5個(gè)管理過(guò)程和9個(gè)管理范圍相互交織，共同構成了單個(gè)項目的項目管理乃至項目整合管理。
1.3出版社項目管理組織形式
當今雖然出版社組建集團建造出版“航母”已成趨勢，但在相當長(cháng)的一段時(shí)間內，中國出版業(yè)的主體仍然是中小型出版社，因此探討適用于中小型出版社的先進(jìn)管理理念具有重要的現實(shí)意義。
我國中小型出版社進(jìn)行圖書(shū)出版活動(dòng)項目管理雖阻力重重但十分必要。從內部條件來(lái)說(shuō)，由于計劃經(jīng)濟模式下的經(jīng)營(yíng)管理“慣性”，中小型出版社主要存在策劃編輯授權不充分、激勵機制不能調動(dòng)員工積極性、缺乏復合型管理人才、業(yè)務(wù)過(guò)程信息化程度低以致無(wú)法做到信息共享等問(wèn)題。就外部條件而言，中小型出版社的資源有限，而項目管理的運用可以整合本來(lái)有限的資源，使其從粗放式增長(cháng)向集約型管理轉變，一方面可以對市場(chǎng)信息快速做出反應，使叢套書(shū)、系列書(shū)在市場(chǎng)上形成市場(chǎng)規模效應，品牌書(shū)得到良性循環(huán)和滾動(dòng)開(kāi)發(fā)；另一方面可以降低運營(yíng)成本，保證可持續發(fā)展，推動(dòng)出版社成為真正的市場(chǎng)主體。也就是向管理要質(zhì)量，向管理要效益。在人力資源管理方面，作為項目經(jīng)理角色的編輯直接領(lǐng)導其他部門(mén)職員不現實(shí)，只能充當協(xié)調員，負責協(xié)調工作。臨時(shí)團隊各成員之間按照各自職能部門(mén)所對應的任務(wù)，相互協(xié)調進(jìn)行工作。再如對于單本書(shū)或者中小規模的叢套書(shū)而言，單獨進(jìn)行采購管理也不現實(shí)，還會(huì )造成資源浪費，出版社統一采購反而有其優(yōu)越性。上述組織形式既有項目管理的雛形，又有傳統組織形式的背景，因此從項目管理學(xué)角度被稱(chēng)為弱矩陣式組織形式（圖1)。
2.出版項目管理制中編輯的職責
實(shí)行出版項目管理制需要組織機構的改革、規章制度的完善以及激勵機制的優(yōu)化等，這當然不是憑編輯一己之力可以做到的。作為中小型出版社的編輯，或者更具體的策劃編輯，在配套措施和管理機制都不完善的現實(shí)情況下，不可能具備完整的項目管理過(guò)程和管理范圍條件。這就需要編輯進(jìn)行“自我修煉”，自覺(jué)將項目管理的理念最大限度地運用到圖書(shū)出版活動(dòng)中。
2.1編輯在項目管理過(guò)程中的職責
2.1.1啟動(dòng)過(guò)程
項目管理制中的啟動(dòng)過(guò)程投射于出版行業(yè)類(lèi)似于圖書(shū)選題的醞釀和形成階段，但又有所差異。在啟動(dòng)過(guò)程，需要制訂項目章程，形成一份正式批準項目或階段的文件，用于記錄能反映項目干系人的需要和期望的初步要求。編輯在此過(guò)程中，需要承擔對項目干系人需求的調査、管理、協(xié)調的職責，同時(shí)記錄其參與情況、對項目成功的影響力等，此過(guò)程也涉及了識別項目干系人的過(guò)程。當然,傳統選題策劃意義方面的工作也需要編輯完成，如借助各種市場(chǎng)調研方法進(jìn)行新的選題生長(cháng)點(diǎn)的尋找、定義新項目即新選題的初步內容范圍及讀者定位、落實(shí)初步財務(wù)資源（如考慮申請各類(lèi)出版基金、作者資助或通過(guò)本量利關(guān)系確定保本點(diǎn)）等。一旦選題通過(guò)論證，項目也就得到了正式授權。
2.1.2規劃過(guò)程
在規劃過(guò)程中，要明確選題實(shí)施所涉及的總范圍，定義和優(yōu)化出版目標，在保證社會(huì )效益的前提下盡量實(shí)現經(jīng)濟效益，為實(shí)現上述目標而制訂實(shí)施方案。編輯在此過(guò)程中的職責包括：對選題所要實(shí)現的目標進(jìn)行詳細描述；將項目可交付成果分解成較小的、更易于管理的組成部分并制訂活動(dòng)進(jìn)度，如分為約稿、審稿、印前排版出片、印刷、市場(chǎng)宣傳等階段，對其直接相關(guān)的項目干系人和流程、進(jìn)度進(jìn)行統籌管理，制訂預算、協(xié)調人力資源，最易被忽略也是保證項目正常進(jìn)行的是進(jìn)行規避風(fēng)險管理，根據出版經(jīng)驗提前識別可能出現的風(fēng)險，擬定防范措施。
2.1.3執行過(guò)程
作為出版項目負責人，編輯需要在以下幾個(gè)方面進(jìn)行管理：在項目執行全流程中進(jìn)行指導與管理，這涉及了圖書(shū)出版的所有干系人和所有流程組建與管理項目團隊，促進(jìn)團隊互動(dòng)，改善團隊氛圍，提高項目績(jì)效，發(fā)揮弱矩陣式組織形式的優(yōu)勢，根據項目的進(jìn)展為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部提供信息，并使所有項目干系人都對項目進(jìn)展心中有數，從而保證可靠的圖書(shū)質(zhì)量和到位的市場(chǎng)宣傳管理項目干系人的期望，使作者、編輯、出版人員有效溝通和協(xié)作，記錄問(wèn)題日志和變更日志選擇合理的采購方案，謹慎簽訂采購及出版合同。
2.1.4益控過(guò)程
所有管理過(guò)程都需要通過(guò)監控來(lái)把握，以實(shí)現項目管理計劃中確定的績(jì)效目標，否則以上管理過(guò)程就會(huì )失去意義，甚至發(fā)生項目失控的狀況�？赏ㄟ^(guò)召開(kāi)周期性例會(huì )、里程碑檢查驗收來(lái)進(jìn)行監控。編輯所要監控的對象包括：進(jìn)度，即通過(guò)監督項目狀態(tài)更新項目進(jìn)展、工作績(jì)效信息；成本，根據項目的進(jìn)展更新項目預算，提出變更請求；質(zhì)量，這是監督并記錄項目執行質(zhì)量的結果，從而評估績(jì)效并提出必要的變更建議的過(guò)程，具體包括評估出版計劃，核對稿件質(zhì)量、排印質(zhì)量，得出工作績(jì)效測量結果、檢驗可交付成果等，風(fēng)險，對項目執行前預測的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行監控，如政策因素對圖書(shū)題材的影響、印刷廠(chǎng)安排對出版進(jìn)度的影響等。
2.1.5收見(jiàn)過(guò)程
收尾過(guò)程是以正式結束項目或階段而實(shí)施的一組過(guò)程。編輯在出版項目收尾階段應履行下列責任：①獲得出版社對圖書(shū)質(zhì)量的驗收結果；②監測市場(chǎng)銷(xiāo)售動(dòng)態(tài)，獲得讀者以及經(jīng)銷(xiāo)商的反饋；③記錄經(jīng)驗教訓，形成文件，為其他項目的實(shí)施累積管理素材。值得一提的是，項目管理收尾過(guò)程應用在圖書(shū)出版中的獨特之處在于，不僅是對這一項目的收尾，也可通過(guò)市場(chǎng)反饋獲得其他相關(guān)新選題的靈感，從而成為下一個(gè)項目的啟動(dòng)階段，實(shí)現相關(guān)選題的“滾雪球”式擴展。
2.2編輯在項目管理范圍中的職責
2.2.1范圍管理
編輯應對市場(chǎng)進(jìn)行調研，收集讀者、渠道、作者信息，在眾多信息中取其精華為我所用，最終確定選題范圍。以產(chǎn)品線(xiàn)的理念系統地策劃整個(gè)出版活動(dòng)過(guò)程。圖書(shū)從市場(chǎng)調研、選題策劃到上市銷(xiāo)售、市場(chǎng)反饋，各環(huán)節是一個(gè)有機的整體。同時(shí)還應將可交付成果的整個(gè)出版項目分解為較小的、更易于管理的組成部分。
2.2.2時(shí)間管理
在時(shí)間管理中，編輯應估計整個(gè)項目出版時(shí)間，排列子項目活動(dòng)順序，根據出版要求（如教材出版保證課前到書(shū)）和現實(shí)條件編制進(jìn)度，通過(guò)定期收集進(jìn)度資料和召開(kāi)現場(chǎng)會(huì )議的形式監測進(jìn)度，后者還可保證項目干系人隨時(shí)更新所了解的項目全況。在執行過(guò)程中對有變數的流程或進(jìn)度進(jìn)行控制和安排。此過(guò)程可運用微軟的Project軟件協(xié)助控制進(jìn)度。
2.2.3成本管理
編輯需要對完成出版活動(dòng)所需的`資金進(jìn)行估算；匯總所有單個(gè)環(huán)節或子項目的估算成本。在執行過(guò)程中，運用統籌管理得天獨厚的優(yōu)勢協(xié)調預算之外的成本。
2.2.4質(zhì)量管理
作為精神文化產(chǎn)品，圖書(shū)的質(zhì)量是品牌乃至出版社的生存之本，而圖書(shū)的質(zhì)量如內容質(zhì)量、編校質(zhì)量往往不是顯而易見(jiàn)的。這就需要項目干系人，尤其是編輯有強烈的責任心，按照《圖書(shū)質(zhì)量保障體系》及其他規范嚴格把好質(zhì)量關(guān)。
以上管理的實(shí)現都需要取得各部門(mén)主任的理解和配合，因為對于弱矩陣式組織形式來(lái)講，部門(mén)主任對項目干系人工作積極性的調動(dòng)可能更為有效。
每個(gè)過(guò)程和節點(diǎn)都應形成文件、文檔，歸人檔案，作為日后的經(jīng)驗庫以及知識庫，形成組織過(guò)程資產(chǎn)。需要說(shuō)明的是，管理的內容（范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量等）本身互有聯(lián)系和制約，項目管理本質(zhì)上就是統籌它們的關(guān)系，充分科學(xué)、合理地平衡它們之間的關(guān)系。充分利用最弱約束因素，優(yōu)化其他約束因素。如教材出版項目最重要的約束因素是時(shí)間、質(zhì)量，而成本的約束性相對較弱。
管理項目所需的很多工具和技術(shù)都是項目管理特有的。然而，管理項目的編輯還應具備本專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的知識和對學(xué)科進(jìn)展的敏感度；具備實(shí)踐能力，提高執行力I具備良好的個(gè)人素質(zhì)，包括態(tài)度、溝通協(xié)調能力、承受壓力能力和領(lǐng)導力。
在圖書(shū)出版業(yè)中，項目管理既是一種組織形式，也是一種責任制度。作為組織形式，它的實(shí)現需要管理面、政策面的深刻變革，在現實(shí)環(huán)境下只能穩中求進(jìn)，冒進(jìn)改革不可��；作為責任制度，它需要每個(gè)編輯的深人理解和反復實(shí)踐。比爾?蓋茨的一句話(huà)可以很好地總結項目管理運用于中小型出版社的必要性：“在那些有著(zhù)嚴格的經(jīng)費預算和確定的時(shí)間期限，其成員在處理問(wèn)題時(shí)享有充分自由的小型項目組織中，人們通常擁有最高的生產(chǎn)效率�！笨梢灶A期的是，項目管理制將在中小型出版社的業(yè)務(wù)開(kāi)展和組織管理中發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。
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