論對知識管理模式融入高校教務(wù)管理的策略探討論文
論文關(guān)鍵詞：知識管理；教務(wù)管理；教務(wù)知識；高校
論文摘要：高校教務(wù)管理是高等教育的重要支持和保障，通過(guò)知識管理融入高校教務(wù)管理，可以挖掘和利用系統內部的知識，提升高校教育教學(xué)水平。針對當前高校教務(wù)管理工作中存在的問(wèn)題，提出了知識管理模式融入高校教務(wù)管理的相應策略。
教務(wù)管理是高校教學(xué)工作的樞紐，它服務(wù)于教學(xué)，是全面組織和協(xié)調教學(xué)運行的中心。近年來(lái)，由于高校辦學(xué)規模的不斷擴大，辦學(xué)層次的逐步提高，高校對教務(wù)管理水平提出了更高的要求。高校教務(wù)工作者如何通過(guò)有效的知識分享機制，協(xié)助其將本身所擁有的知識與他人交流、分享，并使得同系統內的成員能夠持續的消化吸收、快速成長(cháng)，是知識經(jīng)濟時(shí)代高校教務(wù)管理面臨的重大挑戰。
1知識管理模式
知識不同于一般商品，它不會(huì )因為被分享而失去價(jià)值，反而能借助于分享增加自身的價(jià)值。隨著(zhù)持續的創(chuàng )新和能夠提供創(chuàng )新的知識日漸成為組織獲得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵性的資源，人們愈來(lái)愈認識到知識管理的重要性。ArthurAndersen咨詢(xún)公司的知識管理公式：KM=(P+K)S清楚的表達了這一涵義(其中，KM表示知識管理，P是指擁有知識的組織成員，K則表示知識，P和K之間的“+”號表示信息技術(shù)的運用，指數s表示分享的次數)。
比爾·蓋茨曾指出：“知識管理的核心，就是管理信息流，目的是要提高組織的整體績(jì)效”�？梢�(jiàn)，知識管理所代表的內涵是：收集在組織中的各種資料，通過(guò)信息技術(shù)將資料整理、分析成有用的信息及經(jīng)驗，讓需要的人可以在正確的時(shí)間獲得正確的信息，為決策提供依據。在前人諸多研究的基礎上，歸納出實(shí)踐知識管理的具體模式——三階段八步驟。
首先，需要定義出何種知識對組織有用，依據組織的政策與目標，恰當定義組織需要的各種可用知識，這是組織管理者要推動(dòng)知識管理流程的第一步。
第一階段，組織知識的獲取，分成兩步驟。就實(shí)踐而言，組織先要獲取組織內部的知識——員工的個(gè)人經(jīng)驗或部門(mén)之間的會(huì )議記錄、檔案文件等——都是組織取得知識的重要資源，再借助于專(zhuān)家系統、購買(mǎi)或聯(lián)盟等方式獲取其他組織的知識。
第二階段，組織知識的整合，包括知識的組織、整理與儲存三個(gè)步驟。只有在組織對有用的知識進(jìn)行組織、整理、儲存，才能將這些條理分明的知識進(jìn)行擴散、轉移，并有效地應用以達成組織目標。比爾·蓋茨曾明確地指出：“你收集、管理和使用信息的方式，決定了輸贏(yíng)�！笨梢�(jiàn)，在組織管理系統中，必須將知識轉換成為一種易懂、可利用的文字、圖形等。
第三階段，包括組織知識的轉移與分享兩個(gè)步驟。組織成員創(chuàng )造、分享并使用知識，才能實(shí)踐知識的價(jià)值。知識的轉移包括了擴散與吸收兩個(gè)部分，其重點(diǎn)在于找出有效策略，鼓勵員工彼此交流與傾聽(tīng)。大部分情況下，只有在知識能夠滿(mǎn)足期望，產(chǎn)生知識增值的效果時(shí)，知識分享才會(huì )發(fā)生。Nonaka和Takeuchi提出了知識轉移SECI模式：社會(huì )化(So—eialization)、外化(Externalization)、結合(Combination)和內化(Internahzation)。
2當前高校教務(wù)管理存在的問(wèn)題
隨著(zhù)大眾化教育階段的到來(lái)和信息技術(shù)的持續更新，高校教務(wù)管理面臨著(zhù)嚴峻的考驗和新的挑戰。就目前高校的情況看，教務(wù)管理工作普遍存在以下問(wèn)題：
(1)教務(wù)管理工作比較分散，形成了界限明顯的部門(mén)化、層級化工作平臺，大量有用知識被分置于各個(gè)部門(mén)，處于無(wú)控制的分散狀態(tài)�，F行的教務(wù)管理流程的設計大多依據職能分工與層級節制的原則，將組織的任務(wù)和職能進(jìn)行空間分解。任何一個(gè)部門(mén)及其工作崗位上的人員都無(wú)法充分了解和掌握教務(wù)流程的全部知識。
(2)教務(wù)管理過(guò)分關(guān)注專(zhuān)業(yè)分工和節制，導致教務(wù)管理部門(mén)橫向協(xié)調比較困難。當教務(wù)管理部門(mén)分工不斷增加，工作流程日益復雜，組織規模越來(lái)越膨脹，需要處理的信息日益增多時(shí)，教務(wù)管理部門(mén)內部協(xié)調的任務(wù)也日益繁重，維系教務(wù)工作運行所耗費的成本也日益提高。而且在信息傳遞的過(guò)程中可能存在著(zhù)信息趨利選擇和信息失真現象。
(3)部分高校領(lǐng)導對教務(wù)管理工作的重視程度不夠，對教務(wù)管理的投入不足。由于投入不足導致部分教務(wù)管理人員缺乏工作的積極性，在具體操作上，更多地強調規范性操作，只滿(mǎn)足領(lǐng)導布置什么就做什么，檢查什么就做什么，缺乏處理復雜問(wèn)題的主動(dòng)性和創(chuàng )造性。另外，以手工或半手工的形式組織和統計大量的教學(xué)信息和教學(xué)事務(wù)，也嚴重影響了教務(wù)管理效率和教學(xué)水平的提高。
(4)高校教務(wù)管理人員的素質(zhì)參差不齊，缺乏積極性和創(chuàng )新性，嚴重影響了高校教育教學(xué)水平。由于教務(wù)管理工作涉及到教學(xué)管理的各項環(huán)節，日常事務(wù)繁瑣但很重要，且易出現教學(xué)事故，需要大量高水平、高素質(zhì)的管理人員。但是，部分高校管理部門(mén)對教務(wù)部門(mén)重視不足，缺少針對性的培訓，致使教務(wù)管理人員學(xué)歷不高，管理水平偏低。同時(shí)，缺少合理的待遇和激勵措施，影響了教務(wù)管理隊伍的穩定，造成教務(wù)人員的流失比較嚴重。 (5)高校教務(wù)管理信息平臺的應用程度不高。根據部分高校在教務(wù)管理系統的實(shí)踐中發(fā)現，大部分高校在教務(wù)管理信息化過(guò)程中存在著(zhù)功能模塊不完善、執行力度不大、規章管理制度不配套等問(wèn)題。為保證教學(xué)工作的正常運轉，切實(shí)提高教務(wù)工作效率，提升教務(wù)管理質(zhì)量，教務(wù)管理工作需要不斷開(kāi)拓思路，積極創(chuàng )新。將知識管理模式融入高校教務(wù)管理的實(shí)踐中，可以促進(jìn)系統內成員將其擁有的知識，經(jīng)過(guò)整合、傳遞、分享，以使得高校教務(wù)管理更好地適應知識經(jīng)濟時(shí)代的發(fā)展要求。
3知識管理模式融入高校教務(wù)管理的對應策略
知識管理強調“知識增值鏈”，人力資源可以說(shuō)是這增值鏈中的一大關(guān)鍵資源。高校教務(wù)組織中的各個(gè)成員及其擁有的知識，是高校中寶貴的財富。高校必須正視教務(wù)管理工作在高校教育教學(xué)中所扮演的角色，通過(guò)有效的知識管理，發(fā)展出一套可用于提升高校教育教學(xué)水平的對應策略與系統模式，使之發(fā)揮知識的力量。
(1)規劃知識管理基礎架構。首先，將高校教務(wù)管理組織中的角色與知識管理的分工加以對應，目的是建立知識搜尋、篩選與歸納整理等制度，以協(xié)助教務(wù)管理人員獲取信息和經(jīng)驗，強化組織內部知識分享。比如，可由教務(wù)主任擔任負責協(xié)調校內所有教務(wù)知識的CKO(chiefknowledgeofficer)。領(lǐng)導所有知識領(lǐng)導者。由各科室主管擔任知識分析家，負責收集、組織與傳播知識，并成為提供工作所需知識的領(lǐng)導者。由教學(xué)秘書(shū)擔任知識管理者，負責協(xié)調部門(mén)內成員的工作，使知識能共同分享。這樣就可以在原有職能分工的`基礎上，實(shí)現部門(mén)間知識的轉移與分享。其次，界定教務(wù)管理組織中的有用知識。有用的教務(wù)知識應該有助于提升高校教育教學(xué)水平。教務(wù)知識應該包括以下幾種：學(xué)校各項規章制度與管理文件、學(xué)校教育目標與價(jià)值的知識、教學(xué)管理專(zhuān)業(yè)知識、教務(wù)管理信息系統應用知識、學(xué)科教學(xué)知識、與教學(xué)相關(guān)的社會(huì )知識、有關(guān)學(xué)生及學(xué)生特性的知識、組織成員工作學(xué)習的經(jīng)驗與感受、教務(wù)組織特色文化等方面。
(2)教務(wù)知識獲取策略。首先，整理教務(wù)組織內外的有形知識，如會(huì )議記錄、公文、檔案資料等。其次，通過(guò)彼此交談或記錄個(gè)人工作經(jīng)驗等方式，可以發(fā)現經(jīng)過(guò)長(cháng)時(shí)間積累與內化的無(wú)形知識。教務(wù)管理部門(mén)可以通過(guò)作擴大化、豐富化和輪換制度，以營(yíng)造新的學(xué)習環(huán)境，讓成員嘗試新的工作經(jīng)驗，以擴充新的知識領(lǐng)域。也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )BBS、研討會(huì )、小組討論等方式搭建交流平臺，定期組織教務(wù)人員開(kāi)展學(xué)習，使每一個(gè)教務(wù)管理人員都可以在平臺上將自身的學(xué)習、工作感受、經(jīng)驗等用文字、圖表等方式表達出來(lái)。
(3)教務(wù)知識的整合策略。目前，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )及信息技術(shù)在知識管理的知識儲存上提供了較大的貢獻，各個(gè)高校建設了自有的網(wǎng)站，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在行政與教學(xué)的運用也是日益普遍。
通過(guò)校內Intranet建立資料庫或教學(xué)管理平臺，就可以利用各項多媒體技術(shù)，將知識分類(lèi)、轉化，使之易于存取、傳輸。
(4)教務(wù)知識的轉移與分享策略。隱性的教務(wù)知識存在于教務(wù)人員身上或教務(wù)組織內部，與個(gè)別情境經(jīng)驗有關(guān)，是主觀(guān)獨特且難以具體化。依據知識轉移SECI模式，教務(wù)組織可以著(zhù)重培養教務(wù)人員的四種能力(形成專(zhuān)業(yè)知識共識的能力、鼓勵專(zhuān)業(yè)知識創(chuàng )新的能力、發(fā)展專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習的能力和發(fā)揮專(zhuān)業(yè)知識整合的能力)，來(lái)促進(jìn)教務(wù)知識的創(chuàng )造與轉換。從實(shí)踐上說(shuō)，可以通過(guò)搭建教務(wù)人員交流平臺，將個(gè)體教務(wù)知識公開(kāi)分享，以形成團體共識，從而將個(gè)體的隱性知識外化而成顯性知識，供教務(wù)管理組織其他個(gè)體享用。還可以將教務(wù)組織內眾多的顯性教務(wù)知識加以組合，形成有系統的教務(wù)管理知識體系，最終達到個(gè)體在習得他人顯性知識的同時(shí)將其轉化為自身隱性知識，達到提高其工作能力與專(zhuān)業(yè)素養的目的。
從個(gè)人層面，提升教務(wù)人員運用信息和傳遞技術(shù)的能力。教務(wù)人員可以嘗試著(zhù)通過(guò)閱讀與收集簡(jiǎn)報、雜志文章等方式來(lái)創(chuàng )造知識，再通過(guò)資料庫的建立來(lái)積累知識，并經(jīng)由個(gè)人的無(wú)私傳遞，進(jìn)行知識分享。從組織層面，可以成立知識管理專(zhuān)職單位，建構增進(jìn)隱性知識和顯性知識間互動(dòng)的程序和機制，促進(jìn)教務(wù)專(zhuān)業(yè)知識的螺旋型成長(cháng)。
4結束語(yǔ)
高校教務(wù)領(lǐng)域知識管理的途徑、設計與規劃，最后必然是要借助科技將有形的知識資源，加以整理、儲存、管理，作用于無(wú)形的人力資源上，進(jìn)而提高高校教學(xué)水平。面對知識管理在各個(gè)組織發(fā)展中的應用以及所起的作用，教務(wù)管理者應積極思考和探索在高校教務(wù)管理中知識管理的應用模式與實(shí)踐策略。
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