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公文寫(xiě)作基本常識
公文寫(xiě)作基本常識有哪些?今天小編告訴你們，歡迎大家的查閱。
通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān);下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，如需同時(shí)報送另一機關(guān)，可彩抄報形式。
一、標題。
二、主送機關(guān)。主送機關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標題之下、頂行寫(xiě)。
三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(cháng)雜亂。請示問(wèn)題應當一文一事，不要一文數事。
四、發(fā)文機關(guān)。寫(xiě)在正文的下面偏右處，又稱(chēng)落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫(xiě)全稱(chēng)。也可蓋印，不寫(xiě)發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證。
五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開(kāi)始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開(kāi)。發(fā)文日期必須寫(xiě)明發(fā)文日期的全稱(chēng)，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準。
六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務(wù) 管理 規定”等，詞組之間不使用標點(diǎn)符號，用醒目的黑體字標出，以便分類(lèi)歸檔。
七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關(guān)單位。送往單位是上級機關(guān)列為抄報，是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱(chēng)列于文尾，即公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀(guān)，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線(xiàn)隔開(kāi)，主題詞印在第一條線(xiàn)上，文件份數印在第二條線(xiàn)下。
八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個(gè)機關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機關(guān))文件”，下面加一條紅線(xiàn)(黨的機關(guān)在紅線(xiàn)中加一五角星)襯托。
九、公文編號。一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5號”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務(wù)院的代字，“[1997]”是年號，(年號要使用方括號“[ ]”)，“5號”是發(fā)文順序號。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線(xiàn)與文頭下面的正中位置;無(wú)文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發(fā)文數量，便于公文的管理和查找;在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號使用。
十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線(xiàn)右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。
十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據公文內容所涉及的機密程度來(lái)劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。
十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。
十三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“(此件發(fā)至縣團級)”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規定閱讀范圍。
十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后 、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件×件”。
十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側裝訂。
公文的行文關(guān)系
行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。注意：
一、下級機關(guān)一般應按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。
二、行文常規：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應當使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。
三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時(shí)抄送下級機關(guān);向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導的單位向上級機關(guān)的請示，應當根據內容寫(xiě)明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復所請求的問(wèn)題;上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的單位行文時(shí)，應當抄送另一個(gè)上級機關(guān)。
四、要注意黨政不分的現象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。
公文寫(xiě)作的基本要求
不同種類(lèi)的公文，有著(zhù)不同的具體要求和寫(xiě)作方法，但是，不論哪一種類(lèi)的公文，都必須做到以下同點(diǎn)：
一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關(guān)的有關(guān)規定。
二、要符合客觀(guān)實(shí)際，符合工作規律。
三、公文的撰寫(xiě)和修改必須及時(shí)、迅速，反對拖拉、積壓。
四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動(dòng)。注意幾點(diǎn)：(一)條理要清楚。公文內容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。(二)文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。(三)遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語(yǔ)要準確地反映客觀(guān)實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。(四)論理要合符邏輯。公文的觀(guān)點(diǎn)要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語(yǔ)，對涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱(chēng)的單位應使用全稱(chēng)。。(六)正確使用標點(diǎn)符號。(七)正確使用順序號[ 一、(一)、1、(1)]。
五、要符合保密制度的要求。
公文的種類(lèi)
公文的種類(lèi)簡(jiǎn)稱(chēng)文種。一九八一年二月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》將國家行政機關(guān)的公文歸納為九類(lèi)十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：
上行文──下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請求、報告。
平行文──平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。
下行文──上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。
延華集團和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。
請示和報告
一、請示。請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問(wèn)題作出指示、給予答復、審核批準時(shí)所使用的公文。請示與報告的區別：請示是要求上級機關(guān)給予答復的文件，而報告則是不要求答復的文件。
(一)什么事情應該請示?
一般而言，凡向上級請示的問(wèn)題，應屬于以下幾種情況：
1、屬于主管上級單位明確規定必須請示批準才能辦理的事項。
2、對現行方針、政策、法令、規章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復才能辦理的事項。
3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。
4、因情況特殊難以執行現行規定，有待上級重新指示才能辦理的事項。
5、因意見(jiàn)分岐，無(wú)法統一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。
6、有章可循，有法可依，可以開(kāi)展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。
7、按上級明文規定，完成一個(gè)任務(wù)，需報請上級審核的有關(guān)事項。
(二)撰寫(xiě)請示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：
1、詳細、準確地寫(xiě)明請示事由。不僅應在標題上寫(xiě)清，還要在在正文里寫(xiě)明請示什么問(wèn)題，為什么要向上級請求。請示事項要專(zhuān)題專(zhuān)文，以便上級及時(shí)答復。
2、明確提出本單位對解決這一問(wèn)題的意見(jiàn)，供上級參考。意見(jiàn)要寫(xiě)得有理有據，必要時(shí)可引證有關(guān)的現行政策、規定條文。如本單位意見(jiàn)分岐，要分別陳述不同意見(jiàn)的內容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見(jiàn)，供上級權衡、批復。
3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示;由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快答復，甚至務(wù)請在什么時(shí)限內答復;提請上級批復時(shí)需要注意或強調的問(wèn)題，否則可能引起什么不良后果;在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什么原則進(jìn)行工作;等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時(shí)、準確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。
二、報告。報告是陳述性文件。它的種類(lèi)很多，按內容可分為專(zhuān)題報告、綜合報告、總結報告;按時(shí)間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進(jìn)程報告等。
為了陳述清楚，報告的擬寫(xiě)方式一般可分為四個(gè)部分：一、情況;二、經(jīng)驗;三、問(wèn)題;四、今后意見(jiàn)。如果屬于自我批評、工作反省的專(zhuān)題報告，也可分為四個(gè)部分：一、情況;二、原因;三、責任;四、處理情況和意見(jiàn)。
通知
通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。
通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會(huì )議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì )議性通知”、“任免通知”三種。
一、一般性通知。在上級機關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機關(guān)知道或辦理時(shí)，如：慶祝某個(gè)節日，成立、調整、合并、撤銷(xiāo)某個(gè)機構，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。
二、會(huì )議通知。上級機關(guān)要召開(kāi)比較重要的會(huì )議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì )議通知。這種通知要求寫(xiě)得明確具體，交待清楚會(huì )議名稱(chēng)、主持單位、會(huì )議內容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì )議地點(diǎn)、報到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì )議的按時(shí)召開(kāi)和正常進(jìn)行。
三、任免通知。上能機關(guān)在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單，一般只要寫(xiě)清楚決定任免的時(shí)間、機關(guān)、會(huì )議或依據文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。
不論哪種類(lèi)型的通知，都應該注意以下幾點(diǎn)：
一、通知一般都要有一個(gè)符合標題“三要素”(即發(fā)文機關(guān)、事由、文種)的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關(guān)簡(jiǎn)單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。
二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫(xiě)被通知單位，這是不妥當的。
三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見(jiàn)的“緊急通知”。
通報
通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。
通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹(shù)立全局思想，安排自己的工作;或使其學(xué)習他地、他人的經(jīng)驗，見(jiàn)賢思齊，推動(dòng)自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生。因此，撰寫(xiě)此類(lèi)公文，要放眼全局，拿準所通報內容的普遍意義。要事實(shí)準確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數據、事例、背景都書(shū)寫(xiě)清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓進(jìn)行科學(xué)地總結，使人得到教益。 www.5ykj.com版權歸屬原作者謝謝合作通報采用敘事的寫(xiě)法，總的要求：敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。
函
函，即信;公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時(shí)還可不擬標題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。
公函大體有以下幾種用法：
一、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢(xún)問(wèn)一般事宜，或上級機關(guān)答復或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。
二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，
三、用函來(lái)通知一般事項。如通知開(kāi)一般性的會(huì )議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統計某些數字等時(shí)，也常用公函。
四、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。
函件采用書(shū)寫(xiě)、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。
機關(guān)公文的制發(fā)程序
凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類(lèi)文件，均須按以下程序處理：
制發(fā)文件單位擬稿
送機關(guān)辦公室核稿
呈領(lǐng)導審閱簽發(fā)
機要員登記編號
打字校對付印裝訂
機要員用印留存
發(fā)文單位發(fā)出文件
2012年1月22日
辦公室主任應具備的素質(zhì)
無(wú)論什么機關(guān)的辦公室主任，都是那個(gè)機關(guān)領(lǐng)導者的耳目、參謀和助手。一個(gè)稱(chēng)職的辦公室主任，應該具備以下素質(zhì)：
一、具有正確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖的理解能力。領(lǐng)導的意見(jiàn)、指示一般都是通過(guò)辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導的意圖，以便準確地上傳和下達領(lǐng)導的意見(jiàn)、指示。
二、具有組織大型會(huì )議和大型活動(dòng)的組織能力。大型會(huì )議和大型活動(dòng)，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會(huì )議通知、材料準備、會(huì )場(chǎng)布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到，否則就會(huì )貽誤工作。
三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因為辦公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導者處理事務(wù)的，所以，無(wú)論是領(lǐng)導交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導沒(méi)有交辦的機關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當而損害領(lǐng)導的形象。
四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì )議記錄、綜合文字材料等簡(jiǎn)單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫(xiě)領(lǐng)導講話(huà)文稿、審核并修改以機關(guān)名義發(fā)文的各類(lèi)文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著(zhù)機關(guān)的形象。因此，辦公室主任應該具備很強的駕馭語(yǔ)言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫(xiě)作水平。
五、要有很強的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調職能的機構，很多時(shí)候都代表領(lǐng)導者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導者的立場(chǎng)和角度做好全局各項工作。
六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪(fǎng)人員和來(lái)客，領(lǐng)導不在場(chǎng)要接待得十分得體;領(lǐng)導在場(chǎng)時(shí)，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導者到外面辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。
七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領(lǐng)導會(huì )想到，要提前作好準備;某些事領(lǐng)導暫時(shí)還沒(méi)有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導;領(lǐng)導辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習領(lǐng)導的辦事方法，設身處地想想這件事要是由自己來(lái)處理該怎么處理，必要時(shí)還可為領(lǐng)導當參謀，出主意。
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