公司的電子文件管理制度
電子文件的兩個(gè)基本特征：
第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進(jìn)制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱(chēng)為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點(diǎn)。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來(lái)記錄信息，每一個(gè)0或1叫做1個(gè)比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行傳輸。
第二，電子文件是文件的一種類(lèi)型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。 從邏輯上說(shuō)，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。
公司的電子文件管理制度（通用5篇）
在不斷進(jìn)步的社會(huì )中，制度起到的作用越來(lái)越大，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的公司的電子文件管理制度（通用5篇），僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
公司的電子文件管理制度1
一、目的
適應信息化建設的需要，規范公司在各項工作中所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案的管理工作，保障電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性。
二、范圍
適用于公司在各項工作過(guò)程處理活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案管理。
三、定義
電子文件：指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)電腦等數字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳達的文件夾。
電子檔案：指經(jīng)過(guò)鑒定，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。
四、管理要求
1、公司通過(guò)使用防火墻、工作人員密碼及防病毒軟件，保護其IT系統免遭破壞和非法使用。
2、工作人員不得向計算機中添加任何軟件，未經(jīng)管理員允許不得卸載辦公軟件，
3、存放服務(wù)器的房間要上鎖，服務(wù)器和設備要有專(zhuān)人管理。
4、電子文檔更新必需拷貝文檔保持一致，并且所有的文件發(fā)放記錄應保留書(shū)面簽字不得以電子形式保留。
5、必須備份數據，確保即使主要IT系統癱瘓，記錄不丟失。
6、數據可以用不同的方式備份，如光盤(pán)、可移動(dòng)硬盤(pán)。
7、計算機系統每日創(chuàng )建或更新的關(guān)鍵數據應每日備份。
8、所有軟件都應至少進(jìn)行一次完整備份以作出保護。
9、系統數據應至少每月備份一次。
10、每日備份應在辦公時(shí)間以后，計算機使用率較低的情況下進(jìn)行，備份數據應儲存在大容量硬盤(pán)中。
11、備份數據應由子系統管理員放在安全可靠的地點(diǎn)，所有軟件完整備份和每月備份媒體應存放在異地備份文件室。
12、工作人員定期更改密碼。
13、除非授權，否則不能隨意添加員工進(jìn)入IT系統。
公司的電子文件管理制度2
一、電子文檔是具有重要憑證性、依據性和參考利用價(jià)值的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，并作為檔案向檔案部門(mén)移交保存的電子文件檔案。
二、本單位應明確電子的文檔管理的分管領(lǐng)導和部門(mén)職責，責任到人；加強對電子文檔的承辦、運轉、移交、整理、監督、指導、保管、開(kāi)發(fā)、利用工作，更好為部門(mén)各項工作服務(wù)。
三、本單位在對電子文件計算機邏輯歸檔的同時(shí)，應搞好相應的紙質(zhì)檔案的物理歸檔。
四、本單位向檔案館移交的電子文件一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存；接收入庫的電子文件，每?jì)赡瓿闄z一次，抽檢率不低于40%，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)補救，確保電子文檔的絕對安全。
五、加強電子文檔的保管、保密防范措施，銷(xiāo)毀歸檔的電子文檔，需經(jīng)本單位領(lǐng)導批準，有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)審核，編制銷(xiāo)毀清冊，確保載體與信息徹底銷(xiāo)毀。
公司的電子文件管理制度3
1
4.3.1
公司的電子文件管理制度4
電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行清理，為歸檔做好準備的工作。電子文件整理包括兩個(gè)層次：
1、對分類(lèi)、排序的組織。
就是按照電子文件的管理標準將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過(guò)分類(lèi)、標引、的合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱(chēng)、文件號、分類(lèi)和隸屬編號等電子文件的著(zhù)錄標引應由歸檔人員來(lái)完成。著(zhù)錄標引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來(lái)的電子檔案管理和利用。在整理過(guò)程中，可能會(huì )遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉換有可能損傷數據，損害作為證據的電子文件的真實(shí)性。因此保證電子文件的真實(shí)性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門(mén)整理電子檔案的一項重要內容。
2、組織建立數據庫。
首先是對電子文件進(jìn)行分類(lèi)和編號。一個(gè)單位的電子文件類(lèi)別是多種多樣的，對這些電子文件要進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)。要按門(mén)類(lèi)劃分要求，結合本單位的專(zhuān)業(yè)和電子文件內容制定分類(lèi)編號方案。分類(lèi)編號就是按照分類(lèi)編號方案的規定對電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是電子檔案管理和利用等工作的基礎。
與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數據庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過(guò)對電子文件的科學(xué)整理、構成有序的虛擬狀態(tài)，通過(guò)檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來(lái)，數據庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。無(wú)論在任何條件環(huán)境下，都要做好備份工作。
公司的電子文件管理制度5
電子文件的歸檔是將應歸檔的經(jīng)過(guò)整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網(wǎng)絡(luò )的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上以便長(cháng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò )，可按要求轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認證工作，要與紙標識件結合歸檔。歸檔工作的主要內容有：
1、確定電子文件的歸檔范圍。
這是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。按國家檔案局的規定，電子文件歸檔范圍與紙質(zhì)文件歸檔范圍相同。目前，鶴山市檔案局制訂的《電子文件管理辦法》規定：機關(guān)、企事業(yè)單位、團體在工作制訂成的，有保存價(jià)值的電子文件都要整理歸檔，列出了文字類(lèi)、圖表類(lèi)、聲像類(lèi)等電子文件的收集內容和質(zhì)量要求，確保電子檔案的齊全與完整，為電子檔案管理提供了最可靠的基礎保證。
2、規定歸檔時(shí)間。
電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內進(jìn)行歸檔(稱(chēng)階段歸檔)，可視其具體情況而定。目前，鶴山市規定科技檔案要在工程竣工驗收后一個(gè)月內歸檔，其它門(mén)類(lèi)檔案一年歸檔一次，電子文件的歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔同期進(jìn)行。
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