辦公室文秘工作職責是什么

　　秘書(shū)的行業(yè)大同小異，但是不同地方的秘書(shū)崗位職責是不一樣的，辦公室文秘工作職責是什么？下面是小編為大家收集整理的辦公室文秘工作職責，歡迎閱讀。

　　辦公室文秘工作職責

　　一、做好各類(lèi)行政文件，信函、報告等材料的收發(fā)、轉遞工作，做到手續完備，及時(shí)準確。 需要清退歸檔的，資料應做好登記和立卷工作。

　　二、負責做好公司內外來(lái)訪(fǎng)人員的接待工作， 認真熱情， 態(tài)度和藹， 做到積極主動(dòng)、 不推諉、 不拖拉。

　　三、負責保管和正確使用公司印鑒，開(kāi)具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據可查不出 差錯。

　　四、 及時(shí)、 準確地向領(lǐng)導和有關(guān)人員傳達上級機關(guān)及有關(guān)部門(mén)的通知事項和每周的會(huì )議安排。

　　五、負責公司各類(lèi)行政會(huì )議的通知，記錄和辦公會(huì )議紀要、決議、決定的起草，印發(fā)，同時(shí) 協(xié)助公司領(lǐng)導起草有關(guān)行政文件。

　　六、要準確無(wú)誤地完成公司領(lǐng)導交辦的事宜，并將完成情況及時(shí)匯報。

　　如何當好辦公室文秘

　　要做一名領(lǐng)導秘書(shū)，首先要明確什么是領(lǐng)導秘書(shū)。筆者認為，領(lǐng)導秘書(shū)就是具有政治家的視野，活動(dòng)家的談吐，文學(xué)家的功筆，思想家的卓識，擔當領(lǐng)導左右手，從事幕后工作的人。作為一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導秘書(shū)，要時(shí)時(shí)準備當“多面手”，處處留心做“萬(wàn)金油”，關(guān)鍵時(shí)刻還要能挑重擔，善解難題，力克難關(guān)，甚至常常需要轉換角色，“客串”一把領(lǐng)導，諸如此類(lèi)的工作，沒(méi)有過(guò)硬的本領(lǐng)和才華，豐富的知識和閱歷，充沛的精力和高度的自信，是很難勝任的。

　　對于剛剛走上工作崗位的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，要想勝任秘書(shū)工作，在這份事業(yè)上干出一番成績(jì)，必須要從以下三個(gè)方面下一番苦功。

　　一、優(yōu)秀領(lǐng)導秘書(shū)，就是要在出謀劃策上“參”出高度

　　在古代，優(yōu)秀的謀士用他們的智慧，在歷史上留下了濃墨重彩的一筆。戰國時(shí)的張儀用“連橫”幫助秦統一了中國，三國時(shí)諸葛亮的隆中對促成天下成三足鼎立之勢，元末時(shí)劉伯溫的“高筑墻，廣積糧，緩稱(chēng)王”的指導方針最終幫助朱元璋建立了明朝，等等例子不勝枚舉，謀士的功績(jì)彪炳千古。

　　然而，謀士的低水平，或者道德敗壞，致使領(lǐng)導決策失誤，又能造成極大的禍患。南宋時(shí)的奸臣秦檜主張對金議和，并用莫須有的罪名，讓一代名將岳飛死于獄中，使得大宋山河破碎。三國時(shí)赤壁之戰中吳國張昭等人的主和，使吳國險些落入曹操之手，謀士誤主、妨主的故事也屢見(jiàn)不鮮。

　　而今，新的時(shí)代對領(lǐng)導干部決策水平提出了更高的要求，秘書(shū)作為領(lǐng)導身邊的智囊團，點(diǎn)子庫，怎樣做一個(gè)稱(chēng)職的“謀士”，幫助領(lǐng)導提供可行性、前瞻性、啟發(fā)性的建議，使領(lǐng)導更科學(xué)、更高效地做出決策。應該注意以下三點(diǎn)：

　　一是政治上要有操守。秘書(shū)是領(lǐng)導的秘書(shū)，有責任為領(lǐng)導的科學(xué)決策提出建設性的意見(jiàn)，在領(lǐng)導的決策有紕漏時(shí)，應該找恰當地機會(huì )及時(shí)地提醒領(lǐng)導，不應礙于領(lǐng)導的面子裝作不知。如果一味地盲從領(lǐng)導，不實(shí)事求是，甚至誤導領(lǐng)導，就會(huì )失去“參謀”的功能和意義，貽害無(wú)窮。

　　作為黨政機關(guān)辦公室的秘書(shū)，必須以科學(xué)發(fā)展觀(guān)為指導，以廣大群眾不斷增長(cháng)的物質(zhì)文化迫切需求為依據，以為人民服務(wù)為理念。不做與黨的大政方針相違背的參謀，不做與憲法、法律、法規相違背的參謀，不做與人民群眾利益相違背的參謀，真正做到情為民系，利為民謀。

　　二是理論上要有水平。作為領(lǐng)導秘書(shū)，要提高參謀決策的能力，橫向上要對科技、歷史、文化各領(lǐng)域都有所涉獵，縱向上不僅要熟悉本地區的情況，還要時(shí)刻關(guān)注全國和世界政治經(jīng)濟大事。

　　秘書(shū)工作作為領(lǐng)導工作的.組成部分，秘書(shū)人員如若沒(méi)有領(lǐng)導者的視野和高度，則只能平庸、被動(dòng)地為領(lǐng)導提供服務(wù)，而不能成為領(lǐng)導者的出色助手，這已成為古今中外黨史、政史、秘書(shū)史上的一條規律。毛澤東的政治秘書(shū)胡喬木同志對此曾一針見(jiàn)血地提出：秘書(shū)要具有政治家的視野。他精辟地論述：秘書(shū)一要正確觀(guān)察、分析、判形勢，尤其是政治形勢。

　　二要依據對宏觀(guān)形勢的正確判斷，從宏觀(guān)上提出相應的微觀(guān)政策。作為秘書(shū)，只要頭腦中始終牢牢把握住這兩根弦，不論是處理領(lǐng)導交辦的重大問(wèn)題，還是草擬重要文稿，都能取得政治上的主動(dòng)和工作上的成功。

　　秘書(shū)必須有全局的、戰略的思維方式和思考能力，想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之所謀，自覺(jué)、主動(dòng)地與領(lǐng)導在思想上同頻共振，息息相通。

　　三是參謀上要講藝術(shù)。領(lǐng)導并非圣人，不可能任何時(shí)候都能聽(tīng)進(jìn)意見(jiàn)，要做好參謀，必須和領(lǐng)導有著(zhù)“默契”，在給領(lǐng)導建言獻策時(shí)，一方面要尊重領(lǐng)導的想法。對于領(lǐng)導的決策要深刻領(lǐng)會(huì )其內涵，把握領(lǐng)導決策意圖。

　　經(jīng)過(guò)深思熟慮后可將自己的意見(jiàn)以請教的方式提出，為領(lǐng)導提供啟發(fā)的思路，而不是要在某個(gè)方面和領(lǐng)導爭個(gè)高下。

　　另一方面要照顧領(lǐng)導的心情。與人交往言談，有修養的人總是會(huì )照顧他人的心情和意愿，說(shuō)話(huà)講究分寸，從而獲得他人的信任，作為一個(gè)擁有訓練有素的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，對于上級領(lǐng)導更應如此。既要做到三思而后行，又要做到思維敏捷，條理清晰。注意場(chǎng)合，把握時(shí)間，察顏觀(guān)色，委婉地表達自己的意見(jiàn)。

　　二、優(yōu)秀領(lǐng)導秘書(shū)，就是要在優(yōu)質(zhì)服務(wù)上“做”出亮點(diǎn)

　　領(lǐng)導秘書(shū)的本質(zhì)在于為領(lǐng)導服務(wù)，一名優(yōu)秀的秘書(shū)通過(guò)幫助領(lǐng)導妥善處理瑣碎事務(wù)，將各類(lèi)瑣事梳理得井井有條，讓領(lǐng)導從中抽出身來(lái)，集中精力干大事，從而提高工作效率，節省工作時(shí)間。而對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這份工作并不輕松，它要求秘書(shū)在工作中必須養成良好的習慣。

　　一是抓好細節。細節決定成敗。這是一句再通俗不過(guò)的真理，卻是經(jīng)過(guò)人們無(wú)數次失敗經(jīng)驗總結提煉出來(lái)的。軍閥混戰時(shí)期，馮玉祥和閻錫山商議在河南與山西交界處的沁陽(yáng)會(huì )師攻打蔣xx的軍隊，由于書(shū)記員在記錄時(shí)一時(shí)粗心將部隊集結地點(diǎn)“沁陽(yáng)”寫(xiě)成了“泌陽(yáng)”，盡管只是一筆只差，卻使部隊跑到了數百公里之外的泌陽(yáng)，錯過(guò)了有利戰機，致使戰役失敗。

　　有過(guò)秘書(shū)工作經(jīng)驗的人都知道，秘書(shū)工作無(wú)小事，一次失誤就有可能釀成不可挽回的損失，一次失誤也會(huì )給領(lǐng)導工作造成麻煩，影響工作大局，并使自己在領(lǐng)導心中的印象大打折扣。這就要求秘書(shū)在辦文、辦會(huì )、辦事的過(guò)程中，力求高標準、嚴要求，做到精益求精，一絲不茍，努力實(shí)現“零差錯，零失誤，零缺陷”的工作目標。二是注重效率。

　　隨著(zhù)社會(huì )生產(chǎn)力的飛躍，當今時(shí)代各項工作的分工越來(lái)越細，社會(huì )化程度越來(lái)越高，工作節奏也越來(lái)越快，對于個(gè)體來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命。秘書(shū)正是為提高工作效率而應運而生的產(chǎn)物，秘書(shū)的工作性質(zhì)要求秘書(shū)做一個(gè)為領(lǐng)導“鋪紅地毯”的人，不管領(lǐng)導步伐是快還是慢，拐彎還是直線(xiàn)，秘書(shū)必須保證領(lǐng)導始終走在“紅地毯”上。由于領(lǐng)導的事務(wù)繁多，且常常帶有突發(fā)性，有時(shí)第二天就要召開(kāi)會(huì )議，前一天就要起草文稿，準備會(huì )務(wù)。

　　要做一個(gè)高效率的秘書(shū)，就要學(xué)著(zhù)做一個(gè)能抗壓的“彈簧”，時(shí)間越緊，壓力越大時(shí)勢能就越強。要在時(shí)間短、要求高的雙重壓力下嚴謹地完成每一項任務(wù)。就要學(xué)著(zhù)做一個(gè)神奇的“百寶袋”，對于領(lǐng)導的各項工作有著(zhù)深刻的了解和良好的記憶，各項資料檔案分類(lèi)整理，在領(lǐng)導需要各種資料時(shí)總是能迅速找出。就是要學(xué)著(zhù)做一個(gè)精準的“鐘表”，對于領(lǐng)導的工作事務(wù)做出正確的預見(jiàn)，與領(lǐng)導適當交流，為領(lǐng)導下一步的計劃做好準備工作，確保各項工作準備充分、有條不紊。

　　三是和諧處事。

　　秘書(shū)就其工作中的人和事而言，都有首次效應，要通過(guò)多種形式，拓展和利用這一效應，比如得體的語(yǔ)言藝術(shù)，自然有著(zhù)裝風(fēng)格，真誠的微笑以及由此構成的具有親和力和感染力的外在氣質(zhì)形象等。具體說(shuō)，待人接物中要以和氣為準則，人際關(guān)系中要以和睦為前提，價(jià)值取向上要以和諧為出發(fā)點(diǎn)，以此構成謙和誠信為主要內容的立身處世美德。

　　這種美德，表現在為人上的誠實(shí)，待人上的誠懇，對事業(yè)的忠誠，以寧靜致遠，淡泊明志為做人的原則，不以物喜，不以已悲，把做人放在第一位，甘于清貧、樂(lè )于奉獻，不求聞達于諸侯，只求有益于群眾，臺前不露面，臺后做文章，甘當綠葉、小草，全心全意做好服務(wù)。

　　三、優(yōu)秀領(lǐng)導秘書(shū)，就是要在以文輔政上“寫(xiě)”出水平

　　寫(xiě)作是領(lǐng)導秘書(shū)工作的“必修課”，尤其是黨政辦公室的文字秘書(shū)，主要為領(lǐng)導提供黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)，通過(guò)撰寫(xiě)領(lǐng)導報告、開(kāi)展調查研究，捕捉重大時(shí)政信息工作，以完成其為領(lǐng)導科學(xué)決策參謀的職責使命。領(lǐng)導者因為組織領(lǐng)導工作的固有特征，決定其不可能對每一份公文，每一個(gè)觀(guān)點(diǎn)進(jìn)行系統深刻的思考，不會(huì )自己動(dòng)手具體草擬。

　　日常工作中，常見(jiàn)的是領(lǐng)導出觀(guān)點(diǎn)，秘書(shū)從理論上去醞釀構思，從邏輯上去豐富完善，從文字上去闡述整理。由于秘書(shū)的身份、角色，資歷等決定了秘書(shū)不可有像領(lǐng)導一樣深入全面地駕馭把握某方面的人和事，一旦工作需要又必須下筆成文。其難度可想而知。怎么辦?當然還得從自身找辦法。

　　一靠勤學(xué)不倦。古人云：“學(xué)不可以已”。對一名文字秘書(shū)而言，學(xué)習是一個(gè)永恒的主題。一是要多讀范文�！拔娜缙淙恕�，一篇堪稱(chēng)典范的公文，往往凝聚著(zhù)作者的心血與智慧，表明了作者對某個(gè)現象、問(wèn)題的獨到見(jiàn)解;新進(jìn)辦公室的文字秘書(shū)切忌“文人相輕”、自以為是，要像對待師長(cháng)一樣懷著(zhù)誠懇之心去品其文、揣其意、悟其真，相互學(xué)習提高。

　　二是要虛心向辦公室的老同事學(xué)習。俗話(huà)說(shuō)“姜是老的辣”，在較為長(cháng)期的寫(xiě)作實(shí)踐中，那些資歷較深的老同事往往有著(zhù)異常豐富的公文寫(xiě)作經(jīng)驗和高超的寫(xiě)作技能，要以積極主動(dòng)的姿態(tài)、誠懇謙虛的態(tài)度不斷向他們請教，對他們幫助修改過(guò)的文章要反復閱讀，要細細體會(huì )改動(dòng)的妙處，不惑之處還要舍得問(wèn)，直到弄懂為止。

　　三是要虛心向領(lǐng)導學(xué)。要學(xué)會(huì )用心聆聽(tīng)每一位領(lǐng)導的教誨，要學(xué)會(huì )從領(lǐng)導的大會(huì )報告、會(huì )議發(fā)言、工作部署中吸取他們清晰的思路、領(lǐng)會(huì )他們準確的論點(diǎn)、體味他們個(gè)性化的語(yǔ)言，獲取撰寫(xiě)材料尤其是領(lǐng)導報告、領(lǐng)導講話(huà)的第一手資料，不斷開(kāi)闊自己撰寫(xiě)材料的思維空間。

　　二靠長(cháng)期實(shí)踐。正如大文豪蘇東坡所言：“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事須躬行”，要寫(xiě)出高質(zhì)量的文章，光靠閱讀積累學(xué)習他人的寫(xiě)作技巧還遠遠不夠，還需要長(cháng)期的寫(xiě)作實(shí)踐積累。受個(gè)人知識構成、理論素養、情感喜好等因素的影響，每一個(gè)秘書(shū)工作者對不同體例、不同工作領(lǐng)域的公文有著(zhù)不同的寫(xiě)作經(jīng)歷，并由此產(chǎn)生諸如“寫(xiě)這種稿子我最拿手”、“我最不愛(ài)寫(xiě)這類(lèi)文章，沒(méi)勁”等等這樣迥異的寫(xiě)作感受，結果是，其寫(xiě)作能力在某一方面很突出，在某些方面又顯得偏弱。

　　作為一名文字秘書(shū)，要成為公文寫(xiě)作的“多面手”，切忌將個(gè)人情感傾向帶入到具體的寫(xiě)作實(shí)踐中，要心平氣和地對待每一類(lèi)型公文的寫(xiě)作，既要為能較快掌握某一類(lèi)型公文的寫(xiě)作技巧而感到高興，又不能因為暫時(shí)寫(xiě)不好某一類(lèi)型公文而灰心喪氣、甚至產(chǎn)生厭煩頭痛等情緒，而要力爭通過(guò)培養興趣、反復練習、勤于請教、深入鉆研等方式來(lái)提高自己撰寫(xiě)此類(lèi)文章的水平，使自己的公文寫(xiě)作能力得到全面提升。三靠大膽創(chuàng )新。對于文字秘書(shū)而言，最大的難題就在于如何打破思維定勢，突破刻板的語(yǔ)言風(fēng)格，寫(xiě)出清新、明快的文字;突破過(guò)時(shí)的陳述觀(guān)點(diǎn)，提煉出高水準，高精確度的新觀(guān)點(diǎn)。

　　這要求秘書(shū)在起草文稿時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，把握黨的方針政策，根據上級領(lǐng)導的總體部署行文，在觀(guān)點(diǎn)和文風(fēng)上緊跟形勢。此外，言當其時(shí)，一字千金，言過(guò)其時(shí)，一文不值。文字秘書(shū)做為各級領(lǐng)導的參謀助手，還要想于領(lǐng)導所想之先，做于領(lǐng)導所做之前;

　　要樹(shù)立超前意識，無(wú)論是撰寫(xiě)材料，還是建言獻策，都要緊緊圍繞本區域或本部門(mén)工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)，通過(guò)自己先人一步的調查研究、高人一籌的探索思考，努力發(fā)現矛盾問(wèn)題的本質(zhì)所在;要樹(shù)立創(chuàng )新意識，大膽突破思維定勢，運用創(chuàng )造性思維，努力找到符合事物發(fā)展趨勢的解決之道。

　　總之，領(lǐng)導秘書(shū)是充滿(mǎn)挑戰性的職業(yè)，也是需要付出辛勤的汗水的職業(yè)，更是前途無(wú)限光明的職業(yè)，隨著(zhù)社會(huì )的不斷發(fā)展，領(lǐng)導秘書(shū)這個(gè)職業(yè)群體將在其特有的舞臺上，發(fā)揮恒久的熱度和璀璨的光彩。

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