公文函格式

　　函是指不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項時(shí)所使用的公文。下面是小編收集整理的公文函格式，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　格式1：

　　請示函的特點(diǎn)、類(lèi)型如下：

　　(一)期復性

　　在公文體系中，請示是為數不多的雙向對應文體之一，與它相對應的文體是批復。下級有一份請示報上去，上級就會(huì )有一份批復發(fā)下來(lái)。不管上級是不是同意下級的請示事項，都必須給請示單位一個(gè)回復。因此可以說(shuō)，寫(xiě)請示最直接的目的就是得到批復。而且，下級機關(guān)都是在遇到比較重要的情況和問(wèn)題需要解決時(shí)，才會(huì )及時(shí)向上級機關(guān)請示，急切地期待回復是請示者的必然心態(tài)。我們把這一特點(diǎn)稱(chēng)為期復性。

　　(二)單一性

　　跟其它上行文相比，請示更要強調遵循一事一報的原則。在一份請示中，只能就一項工作或一種情況、一個(gè)問(wèn)題作出請示，不得在一份公文中就若干事項請求指示和批準。如果確有若干事項都需要同時(shí)向同一上級機關(guān)請示，可以同時(shí)寫(xiě)出若干份請示，它們各自都是一份獨立的文件，有不同的發(fā)文字號和標題。而上級機關(guān)則會(huì )分別對不同的請示作出不同的批復。

　　(三)針對性

　　請示的行文，有很強的針對性。必須針對本機關(guān)沒(méi)有對策、沒(méi)有把握或沒(méi)有能力解決的重要事件和問(wèn)題，才能運用請示。不得動(dòng)轍就向上級請示，那樣看起來(lái)像是尊重上級，實(shí)際上卻是把矛盾交給上級，而自己躲避責任的表現。

　　(四)時(shí)效性

　　請示所涉及的情況和問(wèn)題，都有一定的迫切性，應該及時(shí)寫(xiě)作、及時(shí)發(fā)出，如有延誤，就有可能耽誤解決的時(shí)機。相應地，上級機關(guān)在處理下級的請示時(shí)，也會(huì )注意到時(shí)效性問(wèn)題，對請示作出及時(shí)的批復。

　　請示函有兩種在內容、性質(zhì)、行文目的方面不盡相同的類(lèi)型，一種是請求指示的請示，一種是請求批準的請示。

　　請示函的寫(xiě)法：

　　(一)標題

　　請示的標題可以由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構成，如《省人民政府關(guān)于增撥防汛搶險救災用油的請示》。也可以由事由和文種構成，如《關(guān)于成立老干部辦公室的請示》。

　　(二)主送機關(guān)

　　請示的主送機關(guān)就是負責受理和答復請示的機關(guān)。請示在確定主送機關(guān)時(shí)，要注意以下三點(diǎn)：

　　1.主送機關(guān)只能有一個(gè)

　　請示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，如需同時(shí)送其他機關(guān)，應當用抄送的形式。，受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫(xiě)明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復其請示事項。請示如果多頭行文，很可能得不到任何機關(guān)的批復。

　　2.只能主送上級機關(guān)，不能送領(lǐng)導者個(gè)人

　　3.不得越級

　　(三)正文

　　請示的正文由開(kāi)頭、主體、結語(yǔ)三部分構成。

　　1.開(kāi)頭

　　開(kāi)頭主要表述請示的緣由，是上級機關(guān)批復的主要依據。一般而言，這部分要寫(xiě)明所遇到的新情況、新問(wèn)題，或自身沒(méi)有能力解決的困難，要寫(xiě)得充分、恰當、具體。

　　內容簡(jiǎn)略、篇段合一的請示，開(kāi)頭也可以是表達行文目的和意義的一兩句話(huà)，不獨立成段。

　　2.主體

　　主體是表明請示事項的部分，也是請示最核心、最重要的部分。請求指示的請示，主體要寫(xiě)明想在哪些具體問(wèn)題、哪些方面得到指示。請求批準的請示，要把要求批準的事項分條列款一一寫(xiě)明。如果在請求批準的同時(shí)還需要人、財、物等方面的支持和幫助，更需要把編制、數量、途徑等表達清楚、準確，以便上級及時(shí)批準。

　　3.結語(yǔ)

　　請示的結語(yǔ)比較簡(jiǎn)單，在主體之后，另起一段，按程式化語(yǔ)言寫(xiě)明期復請求即可。期復請求用語(yǔ)常見(jiàn)的有當否，請批示，妥否，請批復，以上請示，請予審批，以上請示如無(wú)不妥，請批轉有關(guān)部門(mén)執行等等。

　　格式2：

　　標題

　　由禮儀活動(dòng)名稱(chēng)和文種名組成，還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標語(yǔ)。

　　稱(chēng)謂

　　邀請函的稱(chēng)謂使用“統稱(chēng)”，并在統稱(chēng)前加敬語(yǔ)。如，“尊敬的xxx先生/女士”或“尊敬的xxx總經(jīng)理（局長(cháng)）”。

　　正文

　　邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動(dòng)的緣由、目的、事項及要求，寫(xiě)明禮儀活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。

　　正文結尾一般要寫(xiě)常用的邀請慣用語(yǔ)。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

　　例文中，正文分為三個(gè)自然段。其中第二段寫(xiě)明了“20xx年終客戶(hù)答謝會(huì )”舉辦的緣由、時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)安排”。（看原文）

　　第一段開(kāi)頭語(yǔ)——“過(guò)往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角�！焙偷谌�段結束語(yǔ)——“讓我們同敘友誼，共話(huà)未來(lái)，迎接來(lái)年更多的財富，更多的快樂(lè )！”，既反映了主辦方對合作歷史的回顧，即與“網(wǎng)商”精誠合作，真誠為客戶(hù)服務(wù)的經(jīng)營(yíng)宗旨，又表達了對未來(lái)的美好展望，阿里巴巴愿與網(wǎng)商共同迎接財富，共享快樂(lè )。

　　這兩句話(huà)獨立成段，簡(jiǎn)要精煉，語(yǔ)義連貫，首尾照應，符合禮儀文書(shū)的行文要求，可謂是事務(wù)與禮儀的完美結合。

　　落款

　　落款要寫(xiě)明禮儀活動(dòng)主辦單位的全稱(chēng)和成文日期。

　　格式3：

　　《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規定，公文由“文頭”、“主體”、“文尾”三部分構成，各部分由有關(guān)項目投資構成：

　　文頭部分：

　　公文文頭又叫公文版頭，它位于奏章首頁(yè)的上方，約占首頁(yè)的三分之一，其下方有一條紅線(xiàn)，為文頭部分與下面的主體部分的分隔線(xiàn)。其組成包括發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、份數序號、秘密等級和保密期限、緊急脆弱性等六個(gè)部分：

　　其一，發(fā)文機關(guān)標識：位于公文書(shū)眉首的上部，居中排列，有兩種形式：第一種，由發(fā)文機關(guān)的全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，如“中華人民共和國國務(wù)院文件”或“國務(wù)院文件“。若是套紅印刷的稱(chēng)為紅頭文件，印刷若是黑色印刷的稱(chēng)為林猬文件。

　　第二種，兩個(gè)以上單位聯(lián)合行文，要將聯(lián)合各方的單位名稱(chēng)分行排列，主辦單位列首位。

　　其二，發(fā)文字號：簡(jiǎn)稱(chēng)“發(fā)文號”或“文號”，位于發(fā)文機關(guān)標識正下方，由“機關(guān)代字”、“年號”加“順序號”三個(gè)要素組成。發(fā)文年份用羅馬字母，用六角括號括起來(lái)，如“國發(fā)20xx1號”，其中的“國”是國務(wù)院的代字，“20xx”是發(fā)文年份，“1號”是順序號。意思是：由國務(wù)院制發(fā)的首個(gè)文件。發(fā)文位數要寫(xiě)完整，“20xx”不要寫(xiě)成“02”。發(fā)文順序號也要用書(shū)寫(xiě)記號書(shū)寫(xiě)，不編虛位(即“1”不編為“001”)，不加“第”字。

　　其三，簽發(fā)人：只限于上行文，簽發(fā)人的書(shū)寫(xiě)位置于發(fā)文機關(guān)標識右側的右側，將發(fā)文字號左移，使兩者在分隔線(xiàn)上左右對稱(chēng)。

　　其四，份數序號：指一份文件在總印數中一封的順序號，用7位阿拉伯數字標示于眉首左上角標識第一行處，頂格書(shū)寫(xiě)。其寫(xiě)法是“0000001”。按有關(guān)規定，只有絕密、機密級公文才標明份數序號，以免丟失。

　　其五，秘密等級和保密期限：凡是有保密要求的公文，必須在眉首右上角第一行頂格標明保密等級。

　　密級分為絕密、機密和秘密三種，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。

　　其六，緊急程度：這是對公文處理時(shí)限的要求，分“特急”、“急件”和“限時(shí)送達”。其位置在內部人員的下方。

　　主體部分：

　　企業(yè)法人部分由公文標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、特殊情況說(shuō)明、附注、附件等組成。

　　其一，公文標題：公文標題在淺藍色分隔線(xiàn)之下，位置居中。標題應準確簡(jiǎn)要地概括總結公文的主要內容，一般由“發(fā)文機關(guān)”、“事由”、“文種”三要素構成。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)要用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng);文頭已有發(fā)文各級名稱(chēng)的，標題可省去發(fā)文職能部門(mén);除批轉法規性文件外，副標題一般不加書(shū)名號和其它標題標點(diǎn)符號。

　　其二，主送機關(guān)：指承辦或處理行文的受文單位，頂格寫(xiě)在標題左下方、正文之上，后加冒號。一般情況下，上所行文主送單位只有一個(gè)，不要“多頭主送”;下行文可寫(xiě)多級受文單位;那些發(fā)布在報紙等媒體上的周知性公文，如公告、通告，可以不寫(xiě)主送單位。

　　其三，正文：正文是信函的核心部分，是用來(lái)表達公文的具體內容的。正文位于主送機關(guān)名稱(chēng)下一行，每自然段左空兩格，回行頂格，數字、年份不能回行。正文這部分內容較多的情況，一般要寫(xiě)開(kāi)頭、主體、結尾三個(gè)部分;內容較少，則采用篇段合一這種方式。原公文格式中末頁(yè)上端左側頂格的“(此頁(yè)無(wú)正文)”標注已撤銷(xiāo)，現在的格式務(wù)必使印章與正文同處一面，以防止不法分子造假行騙。

　　其四，附件及附件說(shuō)明：

　　附件是指那些用來(lái)說(shuō)明、佐證正件的圖表、統計數字、情況說(shuō)明以及其他字詞材料。附件說(shuō)明，是指用于說(shuō)明附件材料的名稱(chēng)及件數的專(zhuān)用格式。

　　“附件”兩字寫(xiě)下在正文結束以后，另起一行的下側，開(kāi)頭空兩格，加冒號，然后依次標注所附文檔的名稱(chēng)備注及序號。

　　附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。

　　其五，發(fā)文機關(guān)印章或簽訂：刊文機關(guān)是公文的作者，通常標注在“落款”處。發(fā)文機關(guān)應寫(xiě)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng);聯(lián)合行文，第三屆機關(guān)應當排列在前;在文頭或標題中標明了發(fā)文機關(guān)的，落款可省去，蓋上印章即可。

　　印章是發(fā)文機關(guān)對文件生效負責的憑證。印章與正文必須同處一面，用印的位置在成文時(shí)間上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合細讀時(shí)，印章不能重疊。

　　叫做以領(lǐng)導者個(gè)人幌子制發(fā)的公文的簽名稱(chēng)之為簽署。簽署的位置在成文日期之上偏左，在本人職務(wù)名稱(chēng)后空一格聯(lián)署。

　　其六，成文時(shí)間：成文時(shí)間是公文形成或正式生效的時(shí)間。除公文中所明確注明停止使用生效日期的，一般是由機關(guān)領(lǐng)導人審批簽發(fā)公文的;聯(lián)合行文以最后一機關(guān)的領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準。成文時(shí)間大多在文尾標注，用漢字小寫(xiě)，“零”寫(xiě)成“0”。會(huì )議通過(guò)的文件，以通過(guò)日期為準，用小括號標注在標題的正下方。

　　其七，附注：附注也稱(chēng)注釋?zhuān)�指的是對公文中某些內容或有關(guān)信息內容事項的說(shuō)明，如對閱讀范圍和閱讀對象的限定：“此文件發(fā)至縣團級”，并用小括號標注，寫(xiě)在成文時(shí)間下一行，居左空2字。

　　我國現行社會(huì )階層發(fā)文范圍有三個(gè)層次：“發(fā)至省軍級”、“發(fā)至縣團級”、“發(fā)至基層”。上行文不限定閱讀范圍。

　　文尾部分：

　　文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時(shí)間、份數三個(gè)部分。其一，主題詞：它是公文主要包括內容的標準化概括，由標明公文主要內容及文種名稱(chēng)的名詞或名詞性詞組組成，一份文件一般不超過(guò)7個(gè)。

　　主題詞是提高公文檢索速度的檢索符號。為適應引用公文主題詞的需要，國務(wù)院主題詞表規定了15類(lèi)共1000個(gè)主題詞，覆蓋面積使用主題詞不得超過(guò)主題詞表的范圍。

　　主題詞標注在公文末頁(yè)下部、抄送范圍上方，居左頂格標識后加冒號，詞與詞彼此之間不加標點(diǎn)符號，空一格以示區別。

　　其二，抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其它機關(guān)。過(guò)去，對上級機關(guān)用“抄報”，對平級機關(guān)用“抄送”，對下級機關(guān)用“抄發(fā)”，現在統稱(chēng)為“抄送”。

　　公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜絕濫抄濫送去。

　　“抄送”標識在主題詞下一行，左空一字書(shū)寫(xiě);同一差異性的抄送機關(guān)之間用頓號隔開(kāi)，不同級層的抄送機關(guān)之間用逗號或分號隔開(kāi)，抄送機關(guān)的最后要標注句號。

　　其三，印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時(shí)間、份數：印發(fā)機關(guān)指承辦印發(fā)公文的單位，一般為發(fā)文公用機關(guān)的辦公相關(guān)部門(mén)，寫(xiě)在抄送機關(guān)底格線(xiàn)上方左側，左空1字。下發(fā)公文書(shū)時(shí)間指公文付印的日期，寫(xiě)在印發(fā)機關(guān)名稱(chēng)的右側，用羅馬字母標識，如“20xx年10月28日印發(fā)”。通常，公文的成文日期在先，印發(fā)日期在后。

　　格式4：

　　一、函的概念

　　函是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項時(shí)所使用時(shí)能的公文。

　　函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關(guān)相交處交叉處行文，而且可以各級在不相的隸屬的機關(guān)之間行文，其中包括上級機關(guān)或者通信處下級機關(guān)譯文。在合乎的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題外，也懇求可以向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項，向上級機關(guān)質(zhì)問(wèn)具體事項，還可以用于上級機關(guān)答復的詢(xún)問(wèn)或請求批準事項，以及上級機關(guān)催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機關(guān)函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時(shí)還可用于上級紀檢機關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過(guò)這種情況并不多見(jiàn)。

　　二、函的特點(diǎn)

　　(一)溝通性。彼此函對于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，起著(zhù)溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文特點(diǎn)所不具備的特色。

　　(二)靈活性。表現在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文對仗或向下行文，沒(méi)有其他文種那樣嚴格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦�？梢杂形念^版，也可以沒(méi)有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。

　　(三)單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點(diǎn)，兩份函只宜寫(xiě)一件事項。

　　三、函的分類(lèi)。

　　函可以從不同角度分類(lèi)：

　　(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函區縣用于機關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái);便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于經(jīng)正式公文，沒(méi)有公文格式其要求，甚至可以不要曲名，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱(chēng)、隱脈時(shí)間并加蓋公章即可。

　　(二)按發(fā)文目的分。函可以合為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函放出即積極主動(dòng)提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方下文所發(fā)出的函。

　　(三)另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

　　四、函的結構、內容和寫(xiě)法

　　由于函的類(lèi)別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動(dòng)性。主要包括介紹規范性公函的結構、內容和寫(xiě)法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫(xiě)法要求如下：

　　(一)首部。主要包括標題、主送機關(guān)兩個(gè)項目?jì)热荨?/p>

　　1、標題。復信的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

　　2、主送機關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫(xiě)明全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，其后用冒號。

　　(二)正文。其結構一般由開(kāi)首、主體、結尾、結語(yǔ)等部分組成。

　　1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求論述目的交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關(guān)風(fēng)險問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現將有關(guān)事項函復如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內容部分，主要說(shuō)明致函事項。函的事項部分內容單純，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對方問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫(xiě)清楚。如果屬于復函，還要注意答復其他事項的針對性和明確性。

　　(三)結尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向對方提出希望�；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一單個(gè)問(wèn)題，或請其他人及時(shí)復函，或請對方提出意見(jiàn)或請主管部門(mén)批準等。

　　(四)結語(yǔ)。通常應根據函詢(xún)、函告、函商或函復的公告，選擇運用不同的結束語(yǔ)。如“特此函詢(xún)(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項內容。署名機關(guān)單位名稱(chēng)，寫(xiě)明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

　　五、撰寫(xiě)函件應注意的結構性問(wèn)題

　　函的寫(xiě)作，首先要注意行文精致明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣友愛(ài)有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

　　其次，函也有時(shí)效性的關(guān)鍵問(wèn)題，特別是復函更應該急遽、及時(shí)。像對待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

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