信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作面臨的挑戰與對策研究論文
一、前言
產(chǎn)品檔案就是企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、設計、工藝、生產(chǎn)、安裝調試以及更新改造過(guò)程中產(chǎn)生、積累的，并向企業(yè)檔案部門(mén)歸檔保存的原始記錄材料。產(chǎn)品檔案是企業(yè)檔案中特有的一個(gè)門(mén)類(lèi)，是企業(yè)中最重要、需要投入精力最多的檔案門(mén)類(lèi)，產(chǎn)品檔案管理工作是企業(yè)檔案部門(mén)的重要任務(wù)。
產(chǎn)品檔案文件材料的收集歸檔是產(chǎn)品檔案管理工作的首要環(huán)節，也是最重要的環(huán)節之一。多年來(lái)，集團公司在產(chǎn)品檔案管理業(yè)務(wù)中形成了規范、明確、高效的管理機制，積累了豐富的管理經(jīng)驗，使我公司的產(chǎn)品檔案成為數量最多、管理最規范、利用最廣泛的一個(gè)門(mén)類(lèi)。
進(jìn)入新世紀以后，特別是隨著(zhù)檔案信息化建設進(jìn)程的不斷加快，我們的產(chǎn)品檔案管理工作特別是歸檔文件材料的接收工作面臨著(zhù)許多新的挑戰，產(chǎn)生了許多新的問(wèn)題，需要我們去調查研究，提出新的對策措施。
筆者自從進(jìn)入檔案行業(yè)起，就一直從事產(chǎn)品檔案管理工作，至今已經(jīng)有26年的工作經(jīng)歷。根據自己多年在產(chǎn)品檔案管理工作中積累的經(jīng)驗和教訓，在對信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作面臨的挑戰進(jìn)行廣泛調查研究、深入分析思考的基礎上，提出了解決問(wèn)題的對策措施。
二、信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作面臨的挑戰
在我公司傳統的產(chǎn)品檔案管理工作中，將產(chǎn)品檔案歸檔文件材料分為三個(gè)部分。在產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中形成的歸檔文件材料稱(chēng)為前期文件，由從事新產(chǎn)品研究、開(kāi)發(fā)及市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)的部門(mén)負責，在產(chǎn)品設計定型后移交歸檔；在產(chǎn)品設計、工藝和生產(chǎn)制造中形成的歸檔文件材料是產(chǎn)品檔案的主體，由設計、工藝和質(zhì)量管理部門(mén)在文件設計完工后及時(shí)移交歸檔；在產(chǎn)品安裝調試、使用過(guò)程和更新改造過(guò)程中形成的歸檔文件材料稱(chēng)為后期文件，由安裝服務(wù)部門(mén)在產(chǎn)品投入使用或改造完成后三個(gè)月內移交歸檔。直到企業(yè)信息化廣泛推行之前，我公司的產(chǎn)品檔案接收工作一直都是按照這樣的規范實(shí)施的。
上世紀90年代末期，我公司全面推廣CAD技術(shù)，產(chǎn)品設計、工藝圖紙資料全部采用CAD方式制作，電子版本的.使用范圍越來(lái)越寬。由于各種原因，圖紙資料的運行與產(chǎn)品檔案文件材料的歸檔仍繼續采用紙質(zhì)版本方式進(jìn)行。但是，隨著(zhù)企業(yè)信息化建設的快速推進(jìn)，特別是企業(yè)OA辦公自動(dòng)化系統投入運行，“無(wú)紙化辦公”理念的逐步推廣，產(chǎn)品檔案的管理特別是接收工作面臨著(zhù)前所未有的新挑戰。特別是產(chǎn)品檔案前期文件、后期文件的接收歸檔工作受到了根本性的沖擊。概括地講，產(chǎn)品檔案的接收歸檔工作主要在三個(gè)方面發(fā)生了重要的變化。
1.檔案接收途徑發(fā)生的變化及存在的問(wèn)題。因為企業(yè)信息化建設的需要，公司的運行機制及內部機構多次進(jìn)行調整，各單位、部門(mén)的職責、任務(wù)發(fā)生了明顯的變化，產(chǎn)品檔案的歸檔責任隨著(zhù)業(yè)務(wù)的調整而不斷改變，不可避免地產(chǎn)生了歸檔文件材料以及歸檔責任的轉移、歸并或者分解，歸檔責任不清、歸檔主體不明確等現象不時(shí)出現，給產(chǎn)品檔案的移交歸檔工作造成了困難。
2.檔案載體形式的多元化及存在的問(wèn)題。由于“無(wú)紙化辦公”的范圍逐步擴大，公司的科研、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、管理各項工作越來(lái)越多地采取網(wǎng)上運行方式，形成的紙質(zhì)文件種類(lèi)和數量大幅度減少。例如，產(chǎn)品檔案前、后期文件中的“來(lái)往函電”等類(lèi)別已經(jīng)完全不采用傳統的信件、電報，不再產(chǎn)生具有證據效力的紙質(zhì)文件。目前，除產(chǎn)品圖紙還需要將電子版本轉化為紙質(zhì)版本作為生產(chǎn)管理唯一合法的指導性文件以外，大多數設計文件、工藝文件都是直接產(chǎn)生電子版本，并通過(guò)公司內部網(wǎng)絡(luò )傳遞、公布，成為與紙質(zhì)版本具有同等效力的規范性文件，有些種類(lèi)的文件已經(jīng)不再產(chǎn)生紙質(zhì)版本。目前，在檔案部門(mén)收集到的歸檔文件材料中，電子版本所占的比例與日俱增，載體形式包括磁盤(pán)、光盤(pán)等，逐漸形成歸檔文件材料多元化的局面。更為嚴重的是，由于電子版本難以防止非法更改，檔案部門(mén)接收到的歸檔文件材料的“原始記錄性”開(kāi)始受到越來(lái)越明顯的挑戰，換句話(huà)說(shuō)，我們對有些電子版本的歸檔文件材料越來(lái)越難以辨別其是否還是真正意義上的“原件”。
3.檔案歸檔前管理復雜化及存在的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)長(cháng)期的規范化運行，檔案的“歸檔前管理”已經(jīng)成為我公司檔案部門(mén)的一個(gè)“規定動(dòng)作”，這對于保證檔案接收工作的效率和質(zhì)量具有重要的促進(jìn)作用。但是，隨著(zhù)企業(yè)信息化程度的提高，檔案歸檔前管理也遇到了前所未有的困難。一是由于信息化建設的階段性特點(diǎn)，檔案部門(mén)尚未納入管理公司技術(shù)信息的PDM系統，檔案人員再不能象以前那樣準確、及時(shí)、直觀(guān)地掌握應歸檔文件材料的產(chǎn)生、使用和積累情況，從而及時(shí)地進(jìn)行指導、督促；二是技術(shù)部門(mén)內部以及技術(shù)、管理部門(mén)之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作交流都不再像以前那樣采取會(huì )議、討論等面對面的方式，更多的是采取快節奏、高效率的網(wǎng)絡(luò )交流方式，這不但使許多有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)信息、技術(shù)信息湮滅在龐大的信息系統中，也使檔案人員失去了提前介入具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，進(jìn)行歸檔前管理的業(yè)務(wù)平臺和便利條件。
三、思考及對策
面對企業(yè)信息化建設對檔案管理造成的新問(wèn)題、新挑戰，我們沒(méi)有等待觀(guān)望，更沒(méi)有消極退縮，而是采取積極主動(dòng)的態(tài)度去應對。從2011年開(kāi)始，我們按照公司“管理提升”的要求，針對信息化條件下檔案管理工作的特點(diǎn)、問(wèn)題進(jìn)行了深入細致的調查研究和分析思考。
1.開(kāi)展調查研究，掌握第一手資料。我們組織了由檔案部門(mén)領(lǐng)導干部、班組長(cháng)和檔案人員組成的產(chǎn)品檔案歸檔工作專(zhuān)題調研組，對部門(mén)內、部門(mén)外兩個(gè)范圍進(jìn)行了廣泛深入的調查、走訪(fǎng)。在檔案部門(mén)內部，我們重點(diǎn)查看了公司檔案管理標準中關(guān)于產(chǎn)品檔案收集歸檔工作的規定，檢查了產(chǎn)品檔案收集歸檔、管理使用的具體情況，聽(tīng)取了產(chǎn)品檔案管理人員的意見(jiàn)和建議。在檔案部門(mén)外部，我們通過(guò)請進(jìn)來(lái)、走出去以及電話(huà)、電子郵件等各種形式，對7個(gè)部門(mén)的20多位干部、職工進(jìn)行了訪(fǎng)問(wèn)，調研并征求意見(jiàn)建議。大多數單位的領(lǐng)導和相關(guān)技術(shù)人員、管理人員對產(chǎn)品檔案移交歸檔工作的認識是明確的，工作是積極認真的。例如電站服務(wù)部的領(lǐng)導對這項工作的目的、意義和具體規定及具體情況非常了解，也很重視這項工作。
2.認真思考分析，著(zhù)重分析自身原因。我們對調研結果及時(shí)進(jìn)行了深入細致的分析、思考，形成了如下認識。
(1)產(chǎn)品檔案收集歸檔工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應情況的變化。我公司從上世紀80年代末就建立了較為完備的檔案管理標準、制度體系，并且定期對這些標準、制度進(jìn)行修訂。但是，上一次全面修訂還是2002年的事情，此后就沒(méi)有進(jìn)行過(guò)比較全面的修訂。我們認為，企業(yè)檔案管理標準長(cháng)期未做修訂是造成管理不規范的重要原因。
(2)產(chǎn)品檔案收集歸檔工作必須規范化。我們對于相關(guān)的標準、制度應該加大宣傳、貫徹和執行情況檢查、反饋的力度，對于不規范的行為要及時(shí)采取措施，不能放任自流。同時(shí)要樹(shù)立高度的責任感，養成嚴明的工作作風(fēng)，建立明確的操作程序，形成正確的工作習慣。
(3)強化檔案管理業(yè)績(jì)定期檢查考核工作。檔案部門(mén)已經(jīng)建立了工作業(yè)績(jì)檢查考核體制，但主要偏重于工作數據，兼顧質(zhì)量管理和安全生產(chǎn)，對于管理標準、制度的執行情況和存在問(wèn)題涉及不多。
(4)對服務(wù)對象和上、下運行程序進(jìn)行針對性的走訪(fǎng)、調研非常必要，這是促進(jìn)管理工作不斷提升的有效手段，應當繼續堅持。即使在移動(dòng)電話(huà)、OA網(wǎng)絡(luò )普及的今天，面對面的走訪(fǎng)、座談仍然是促進(jìn)信息溝通、交流的重要手段，必須繼續堅持。
四、信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作的新措施
經(jīng)過(guò)深入的調查、研究和認真的分析、思考，我們認為，在產(chǎn)品檔案接收工作中遇到的新情況、新問(wèn)題固然有客觀(guān)原因，主要是技術(shù)問(wèn)題，但更多的是主觀(guān)原因，是認識問(wèn)題和管理問(wèn)題，完全可以通過(guò)管理創(chuàng )新、管理提升得到解決。應重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面采取措施加以改進(jìn)。
1.及時(shí)修訂檔案管理標準及相關(guān)運行程序，確保產(chǎn)品檔案接收工作的規范化水平。及時(shí)修訂產(chǎn)品檔案管理標準、制度體系，使檔案管理工作規范性文件的擬制不斷適應形勢的發(fā)展與情況的變化，這是解決產(chǎn)品檔案接收、管理中諸多問(wèn)題和困難最重要、最有效的措施。為此，我們從2013年開(kāi)始，用兩年時(shí)間全面修訂了檔案管理制度體系，目前已經(jīng)完成大部分標準、制度的修訂工作。根據修訂生效的標準、制度，對檔案業(yè)務(wù)實(shí)施細則和操作程序的修訂工作也在積極進(jìn)行。
2.檔案信息化建設必須積極適應企業(yè)信息化建設的總體要求。由于公司的整體安排，檔案信息化建設作為企業(yè)信息化建設的有機組成部分一直在積極有序地推進(jìn)。但是，這并不意味著(zhù)我們檔案人員一定要被動(dòng)地服從統一安排，按部就班地坐等時(shí)機成熟，這樣就難免比公司信息化建設的總體進(jìn)度“慢半拍”，給檔案管理造成不必要的障礙。為此，我們已經(jīng)調整了檔案信息化建設的工作班子和進(jìn)度安排，實(shí)行提前介入，強化歸檔前管理，確保產(chǎn)品檔案接收工作的效率和質(zhì)量。
3.健全對檔案管理人員和歸檔責任人員的教育培訓機制。我公司對檔案人員教育培訓工作建立了有效的管理制度和中長(cháng)期規劃，堅持有計劃、有步驟地對檔案人員進(jìn)行系統的業(yè)務(wù)培訓。但是，在這次調研中發(fā)現，這項工作中存在兩方面的問(wèn)題：一是培訓課程及教材沒(méi)有及時(shí)地適應信息化建設的形勢發(fā)展，缺乏對情況變化的適應能力；二是只注重培訓檔案人員，沒(méi)有考慮到對歸檔責任人員、檔案利用人員等相關(guān)群體的業(yè)務(wù)技能培訓。今年以來(lái)，我們已經(jīng)對培訓計劃和教材進(jìn)行了必要的修訂與完善并及時(shí)付諸實(shí)施。
4.不斷完善檔案管理情況定期檢查機制。近幾年來(lái)，我們在檔案管理業(yè)務(wù)的檢查考核工作中不斷取得進(jìn)步，建立了一整套數量化、程序化的管理數據收集、處理和考核、評比機制。但是，在這次調研中發(fā)現，我們在對管理標準、制度執行情況的檢查、考核和反饋方面還存在不足之處，應當予以改進(jìn)。這方面的檢查、考核不僅需要收集考核數據，更需要對考核數據進(jìn)行深入、細致的歸納、分析；不僅需要定量的計算，更需要進(jìn)行定性的比較和研究。因此，對檔案管理情況定期檢查機制的進(jìn)一步修訂完善，已經(jīng)提上了我們檔案部門(mén)的議事日程。
我國已經(jīng)進(jìn)入科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的信息社會(huì )，信息化建設已經(jīng)成為企業(yè)成長(cháng)壯大的必由之路。檔案管理是企業(yè)必不可少的基礎性管理工作，是企業(yè)信息化建設的重要支撐力量。作為檔案工作者，我們必須不斷地增強對形勢發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、管理提升的關(guān)注度，必須及時(shí)地發(fā)現、研究、解決檔案管理工作中出現的新情況、新問(wèn)題，從而使檔案管理工作不斷有所發(fā)現，有所改進(jìn)，有所創(chuàng )新，更加深入地開(kāi)拓檔案信息資源，為建設中國特色社會(huì )主義提供智力支持，為盡快實(shí)現偉大的“中國夢(mèng)”做出自己應有的貢獻。
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