設備采購管理信息化應用分析論文
1采購管理信息化的思考與探索
以前的勘測設計院大都變?yōu)楣こ坦�，面向以EPC為主的工程總承包，企業(yè)也以項目管理為核心來(lái)運作，而在EPC工程總承包中采購顯得尤為重要。在企業(yè)生產(chǎn)和銷(xiāo)售規模維持不變的情況下，如何為工程總承包項目提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的設備和材料，成為企業(yè)利潤新的增長(cháng)點(diǎn)。
1.1目前采購存在的一些主要問(wèn)題
�。�1）合同管理手段落后。合同審批手續繁雜、緩慢；合同履行中沒(méi)有有效的統計和分析工具，對采購過(guò)程中的采購數據無(wú)法建立業(yè)務(wù)分析系統，來(lái)向決策者提供有價(jià)值的信息數據；各個(gè)項目的采購信息也無(wú)法有效同步共享。（2）監制環(huán)節難以全面覆蓋。監制環(huán)節涵蓋貨物的制造工藝、人員以及設備的審查，制造過(guò)程中進(jìn)度和質(zhì)量的監管，后續的包裝和儲運等各個(gè)方面。目前的采購管理手段無(wú)法全程覆蓋，對于進(jìn)度和質(zhì)量仍難以建立信息預警體系，實(shí)現實(shí)時(shí)監控。（3）異地辦公難度大。項目管理人員經(jīng)常出差是常態(tài)，很多業(yè)務(wù)管理需要通過(guò)審批來(lái)走完流程，由于沒(méi)有充分利用互聯(lián)網(wǎng)+的技術(shù)或者APP，導致很多業(yè)務(wù)不能按時(shí)進(jìn)行和完成，出現效率低下的現象。（4）供應商管理欠完善。從供應商準入、選擇、維護、再評價(jià)，沒(méi)有建立一套有效可行的動(dòng)態(tài)監管機制，供應商的分類(lèi)管理、動(dòng)態(tài)更新未能充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢來(lái)實(shí)現戰略合作以達到降低生產(chǎn)成本的目的，不完善的供應商分級管理以及再評價(jià)制度會(huì )給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險。（5）物流管理智能化、標準化等方面有待提高。在內陸運輸、倉儲、海運、貨運單據等環(huán)節沒(méi)有充分的標準化和網(wǎng)絡(luò )化，降低了物流作業(yè)的效率；物流管理智能化程度不高，相關(guān)信息也無(wú)法實(shí)時(shí)采集與追蹤，過(guò)程的監控難免受到影響。
1.2采購管理信息化
�。�1）采購管理的標準化、流程化。數據層面的集成完全基于流程層面的集成，而流程層面的集成則會(huì )受管理系統和管理程序等因素的影響。這就需要重新梳理和完善采購管理的工作程序，規范部門(mén)的采購流程和運作方式。只有這樣，部門(mén)內部、部門(mén)之間的信息互通才能順暢，在此基礎上才能將采購管理過(guò)程的要素數據化進(jìn)而信息化。（2）采購管理的數據化。將采購管理的一切要素進(jìn)行數據化，貫穿整個(gè)采購的全過(guò)程。從采購策劃開(kāi)始，對供應商管理、采買(mǎi)、合同管理、監制、物流、入庫、收尾各個(gè)環(huán)節進(jìn)行數據的采集、存儲、關(guān)聯(lián)、統計、分析。針對不同環(huán)節，對數據進(jìn)行具體的分析來(lái)形成符合要求的各類(lèi)圖表，實(shí)現全過(guò)程在線(xiàn)監管，同時(shí)建立供應商、產(chǎn)品、服務(wù)等方面數據庫，為本部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)提供數據的實(shí)時(shí)支持服務(wù)。（3）采購管理的一體化。在采購數據化的基礎上，將采購申請、招采、合同、支付、驗收、入庫、結算等環(huán)節的數據建立信息的一致性，實(shí)現部門(mén)內部、部門(mén)之間的協(xié)同合作和風(fēng)險預警。物流、資金流、信息流“三流”應無(wú)縫鏈接和無(wú)礙流動(dòng)，真正實(shí)現三位一體，以達到降本增效、提升管理水平的效果。（4）采購管理的移動(dòng)化。利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助智能移動(dòng)終端設備，實(shí)現通過(guò)手機等移動(dòng)終端對采購管理的諸多業(yè)務(wù)進(jìn)行移動(dòng)管理。采購工程師可以通過(guò)手機APP在招采、流程審批、報表查詢(xún)、信息維護、進(jìn)度和質(zhì)量監控、工作交流、文檔共享等方面進(jìn)行移動(dòng)辦公，采購工作不再受到時(shí)間、地點(diǎn)等限制。供應商也可以通過(guò)手機APP上報進(jìn)度情況、反饋質(zhì)量問(wèn)題、提交運輸存儲數據、交流日常工作情況。（5）采購管理的智能化。物流網(wǎng)、地理信息系統、商業(yè)智能等先進(jìn)信息技術(shù)在管理信息系統中得到了廣泛應用，為信息采集、綜合決策等工作開(kāi)展提供了支持。建立貨物信息采集系統、條碼自動(dòng)識別系統、貨物自動(dòng)跟蹤系統等，可以方便物流信息的實(shí)時(shí)采集與追蹤，提高整個(gè)物流過(guò)程的管理和監控水平，實(shí)現物流過(guò)程智能化、透明化。
2采購管理信息化的應用
結合以前項目采購管理的經(jīng)驗和模式，基于項目采購管理信息化的新要求，對采購管理流程進(jìn)行了重新梳理和完善，采購管理業(yè)務(wù)流程如圖1所示。
2.1基于設備清單的項目采購計劃
在前期策劃中，基于設計部門(mén)提交的初步設計的設備清單，按照項目的總體計劃制定采購計劃，從設備清單中選擇具體的設備明細數據歸入到采購計劃包中。隨后的催交計劃和檢驗計劃以此為依據，將采購計劃中的設備明細級數據帶入這些計劃中，并將采購計劃中相關(guān)步驟進(jìn)行細化。
2.2大數據概念貫穿采購業(yè)務(wù)全過(guò)程
在供應商管理模塊中，通過(guò)申請、準入和考評，記錄并保存了供應商的大量信息，這些信息中包含準入名錄、產(chǎn)品信息、資質(zhì)、業(yè)績(jì)、產(chǎn)品認證、服務(wù)關(guān)系狀態(tài)、考評等級等，對這些信息進(jìn)行檢索和分析。（1）在采買(mǎi)管理模塊中，通過(guò)招標和非招標的方式確定最終供應商，對于所采購的設備按照各種特征值的設置將設備的價(jià)格信息進(jìn)行記錄，并同步至價(jià)格信息系統。同時(shí)通過(guò)分類(lèi)、篩選等方式建立相應設備的備件庫。（2）在合同管理模塊中，合同評審和簽訂后建立完整的'合同臺賬，監控合同的履行情況，按照嚴格的流程完成合同支付，通過(guò)數據的歸集將費用資源加載到P6中，同時(shí)借助數據接口為采購業(yè)務(wù)與財務(wù)子系統的緊密結合提供必要的支撐。（3）在監制模塊中，設備級進(jìn)度臺賬和檢驗臺賬的建立有助于實(shí)時(shí)監管的更精細化。在進(jìn)度控制方面，借助不同的接口可以多方位獲得實(shí)時(shí)的進(jìn)度數據，通過(guò)分析和統計將進(jìn)度資源加載到P6中；在質(zhì)量控制方面，同樣可以多方位獲取質(zhì)量問(wèn)題信息，通過(guò)分類(lèi)和統計反饋的質(zhì)量問(wèn)題。（4）在物流模塊中，設備清單是最基礎的數據，在此基礎上建立貨物發(fā)運批次和貨運清單，將這些貨物數據歸集形成貨運單據，供出入庫、報關(guān)、海運等環(huán)節使用。
2.3辦公移動(dòng)化
通過(guò)APP可以查看各類(lèi)待辦工作，查看各類(lèi)采購統計數據，辦理責權范圍內的審批，實(shí)現在線(xiàn)審批，實(shí)時(shí)查詢(xún)。同時(shí)接受郵件并查閱附件，在線(xiàn)瀏覽。監制工程師也可以通過(guò)手機終端進(jìn)行進(jìn)度實(shí)報，并將質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)反饋，上傳監制過(guò)程中的照片、視頻等資料。對供應商留有入口，供應商可以通過(guò)手機終端參與招投標過(guò)程，在線(xiàn)報價(jià)，查詢(xún)中標信息等，也可以上報實(shí)際的制造進(jìn)度和相關(guān)的支撐資料。
2.4物流管理智能化
在發(fā)運前，供應商通過(guò)授權入口將貨物數據錄入物流管理模塊來(lái)完成貨物數據的采集，為后續的查詢(xún)、貨運單據編制等工作提供數據支撐。借助條碼系統在運輸的重要節點(diǎn)進(jìn)行物流信息的實(shí)時(shí)采集與追蹤，在項目現場(chǎng)根據倉儲計劃為存儲、出入庫等提供快速和便利的手段。同樣業(yè)主也可以在授權范圍內實(shí)時(shí)查詢(xún)和了解貨物狀況。
3結語(yǔ)
通過(guò)采購管理信息化的建設，重新梳理、完善并固化了采購管理流程，在傳統的采購管理模式上進(jìn)行了有效的創(chuàng )新，數據取代了經(jīng)驗，連續取代了離散，高效取代了人工。采購管理信息化使采購信息得到充分的共享，部門(mén)內部、部門(mén)之間、供應商和業(yè)主在授權范圍內可以自由使用這些數據，為決策者提供了數據支持。采購管理信息化對供應商、采購業(yè)務(wù)全過(guò)程進(jìn)行了有效的監控，提升了風(fēng)險管控能力，強化了采購管理力度�？傊�，借助采購管理信息化的建設，達到了精細化管理、降本增效、提升核心競爭力的目的。
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