請示報告應該怎么寫(xiě)
一把“事兒”搞透
“事兒”，也就是事情，關(guān)鍵要研究透、協(xié)調好。這是請示、報告寫(xiě)作最難的方面，需要較長(cháng)時(shí)間實(shí)踐經(jīng)驗的積累，很多時(shí)候還需要下相當大的功夫。社會(huì )上很多公文寫(xiě)作教材往往忽略這個(gè)方面，讓很多初學(xué)者誤以為懂點(diǎn)中文知識、學(xué)點(diǎn)寫(xiě)作技巧就可以把公文寫(xiě)好，這是一個(gè)很大的誤區。文稿的本質(zhì)是“事兒”不是“字兒”，這是寫(xiě)公文必須時(shí)刻牢記的一個(gè)基本道理。
“事兒”是請示之本。寫(xiě)請示，不管是簡(jiǎn)單的還是復雜的，最首要、最根本的，還是要把相關(guān)的事情弄懂弄通。比如某項會(huì )議活動(dòng)安排方案的請示。僅僅自己坐在辦公室苦思冥想，是絕對寫(xiě)不出來(lái)的。事先必須透徹研究有關(guān)情況，并與有關(guān)各方搞好溝通銜接。會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、議程以及宣傳報道等五個(gè)方面，都需要事先做充分的準備。在時(shí)間方面，要看領(lǐng)導同志和主辦方方便與否;在地點(diǎn)方面，要看擬選的場(chǎng)所屆時(shí)有沒(méi)有其他活動(dòng)，安全有沒(méi)有保障;議程方面，涉及人員是否有困難不能參加等。所以，寫(xiě)這種請示，了解研究、溝通協(xié)調的工作量都比較大，都要求非常周到、非常細致。這樣的請示件，既是之前調查研究與溝通協(xié)調工作成果的薈萃和升華，又是領(lǐng)導批準后進(jìn)行實(shí)施的路線(xiàn)圖、計劃書(shū)、時(shí)間表。如果前面的工作做得好，請示寫(xiě)得周全、嚴密，就容易獲得領(lǐng)導批準，實(shí)施起來(lái)也會(huì )比較順暢。
2二把“字兒”搞準
“字兒”，就是文字，關(guān)鍵要提煉好、表述好。在處理“字兒”與“事兒”的關(guān)系上，既不能片面強調“字兒”而忽略“事兒”，也不能片面強調“事兒”而忽略“字兒”。
第一，“把菜買(mǎi)齊再下廚”——注重搜集材料。寫(xiě)請示、報告，第一步一定要先把材料收集齊全——相關(guān)的文件、講話(huà)、資料等，搜集得越全越好，特別是重點(diǎn)材料絕對不能缺少。就像做飯之前，一定要先把原材料買(mǎi)好，否則一會(huì )兒去買(mǎi)蔥花，一會(huì )兒去買(mǎi)蒜瓣，飯就很難做好。比如寫(xiě)一個(gè)總結報告，需要搜集的材料很多——主要包括上級的有關(guān)文件、當時(shí)制定的方案、中間的承諾書(shū)、階段性報告等。有了這些材料，需要了解的情況隨時(shí)可以信手拈來(lái)，寫(xiě)作過(guò)程就會(huì )很方便。事先把材料搜集齊全，也有利于寫(xiě)作時(shí)不遺漏重要的事項。
第二，“拾掇好了再生火”——注重列好提綱。材料搜集齊了，還要對材料進(jìn)行研究和思考——也就是對文章進(jìn)行構思。就像炒菜之前，首先要把菜擇好、切好、配好，再打開(kāi)燃氣灶。要不然這邊開(kāi)著(zhù)火，那邊菜還沒(méi)有拾掇好，就必然手忙腳亂。涉及事項非常簡(jiǎn)單的請示報告可以邊想邊寫(xiě)，稍微復雜一點(diǎn)的請示報告，最好是先想透了、提綱列好了再動(dòng)筆�？梢韵攘幸患壧峋V，再列二級提綱，最好把二級提綱之下寫(xiě)幾層意思也列出來(lái)。列提綱的過(guò)程中會(huì )發(fā)現哪些事情沒(méi)有想清楚，還缺少哪些素材，這時(shí)可以去進(jìn)行補充。較重要的報告，提綱出來(lái)后應該去和領(lǐng)導碰一下，根據領(lǐng)導意見(jiàn)對提綱進(jìn)行修改。這樣就很少會(huì )出現初稿寫(xiě)好后被領(lǐng)導“槍斃”或作顛覆性修改的情況。
第三，“關(guān)上門(mén)來(lái)好干活”——注重集中精力。在家做飯的時(shí)候，我喜歡把廚房的門(mén)關(guān)上再開(kāi)始干活，一來(lái)防止油煙到處亂竄，二來(lái)是防止有人進(jìn)來(lái)“瞎指揮”。門(mén)一關(guān)，廚房就成了自己的小天地，做起飯來(lái)是一種享受。寫(xiě)文章到了沖刺階段，也就是從提綱到初稿的階段，集中精力十分重要。特別是比較長(cháng)的稿子，如果一會(huì )兒一個(gè)電話(huà)、一會(huì )兒一個(gè)客人，思路屢屢被打斷，就很難把請示、報告特別是報告這樣的大文章寫(xiě)好。從時(shí)間管理的規律來(lái)講，集中整塊時(shí)間是提高腦力勞動(dòng)效率的最根本的方法。管理學(xué)大師德魯克《卓有成效的管理者》一書(shū)，核心思想之一就是集中大塊兒時(shí)間來(lái)做最重要的`事情。很多辦公廳的領(lǐng)導白天辦事兒，晚上寫(xiě)字兒，也是同一個(gè)道理。
第四，“小火慢燉最出香”——要注重修改。請示、報告的修改標準有三個(gè)：一是風(fēng)格恰當，請示就是請示的味兒，報告就是報告的味兒，不能是別的味兒，也不能串味兒;二是表述精確，語(yǔ)義的范圍、輕重、緩急要十分準確，十分適度;三是文字干凈，多一個(gè)字就會(huì )嫌多，少一個(gè)字就會(huì )嫌少，文章看著(zhù)十分透亮。領(lǐng)導修改請示、報告的花臉稿，是我們學(xué)習的最好教材，因為里面不僅有應該怎么寫(xiě)的信息，更有不該怎么寫(xiě)的信息，真正用心的話(huà)，可以從中學(xué)到很多東西。
3三把“樣兒”搞對
“樣兒”，也就是格式，關(guān)鍵要求規范。從難度上來(lái)說(shuō)這是最小的，只要把以前類(lèi)似的請示或報告調出來(lái)，基本上就可以解決問(wèn)題，最多再對照有關(guān)的標準來(lái)確認一下。但也要十分重視，來(lái)不得絲毫馬虎。這方面的錯誤都是低級錯誤，避免的關(guān)鍵在于細心、細心、再細心，不要有任何僥幸心理。我們的公文是否規范，不但體現著(zhù)我們個(gè)人的工作態(tài)度，也體現著(zhù)單位的工作作風(fēng)�？此萍氈δ┕�、瑣碎小事，本質(zhì)上卻是關(guān)系作風(fēng)養成的大問(wèn)題。就像部隊戰士練習疊被子、踢正步，其中的技能打仗時(shí)是用不上的，我們不可能拿被子當武器，更不可能踢著(zhù)正步上前線(xiàn)，但從整理內務(wù)和隊列操練中培養出來(lái)的紀律意識、團隊意識和一絲不茍的精神，卻可以在很大程度上決定戰爭的勝負。