如何寫(xiě)好商務(wù)報告？
如何寫(xiě)好商務(wù)報告？
如何寫(xiě)好商務(wù)報告
商務(wù)報告是指針對某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個(gè)人或多個(gè)人提供的公正、客觀(guān)和有計劃的事實(shí)陳述。報告中所陳述的事實(shí)必須與事件、條件、質(zhì)量、進(jìn)展、結果、問(wèn)題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當事人了解復雜的商業(yè)情況，計劃進(jìn)程，解決問(wèn)題，使上級領(lǐng)導就一系列事件做出決策。
商務(wù)英語(yǔ)報告則是以英語(yǔ)語(yǔ)言撰寫(xiě)的商務(wù)報告。按種類(lèi)劃分，常見(jiàn)的有：事件調查報告（InvestigativeReports）、意見(jiàn)調查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthlyeports）、進(jìn)展報告（Progress Reports）、市場(chǎng)調查報告（Market ResearchReports）、可行性研究報告（FeasibilityReports）等。盡管這些報告都有自身的特點(diǎn)，但它們都遵循商務(wù)英語(yǔ)報告總體寫(xiě)作原則。本文不僅詳盡介紹了商務(wù)英語(yǔ)報告寫(xiě)作的總體原則，還就各種寫(xiě)作方法、寫(xiě)作語(yǔ)氣和寫(xiě)作構成等做了闡述。
一、商務(wù)英語(yǔ)報告寫(xiě)作的總體原則
在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報告時(shí)，應確保報告內容準確無(wú)誤（Accurate）、簡(jiǎn)明扼要（Brief），結構清晰（Clear），建議明確果斷（Decisive），故簡(jiǎn)稱(chēng)ABCD原則。具體內容如下：
·內容準確無(wú)誤：報告的正確性不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標點(diǎn)符號和拼寫(xiě)，更重要的是其內容要敘述的正確。報告的事實(shí)陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調陳述。實(shí)事求是、準確無(wú)誤是報告寫(xiě)作的重要原則。
·內容簡(jiǎn)明扼要：報告的長(cháng)短一般取決于報告的內容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長(cháng)，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語(yǔ)言必須簡(jiǎn)潔、流暢，切忌陳詞濫調。一份拖沓冗長(cháng)的報告不僅寫(xiě)時(shí)費力，對方閱讀更浪費時(shí)間。撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報告時(shí)要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。
· 結構清晰明了：用數字、符號標明段落、層次、要點(diǎn)等，加強邏輯性，使讀者一目了然。
· 建議明確果斷：多數報告都有結論和建議部分，是報告的核心。撰寫(xiě)時(shí)，應確保報告的結論和建議是經(jīng)過(guò)充分論證而得出的，而且應明確果斷，切忌模棱兩可。
二、商務(wù)英語(yǔ)報告的四步寫(xiě)作法
在撰寫(xiě)報告之前，應做好充分的準備。因此，撰寫(xiě)者不妨應先回答以下幾個(gè)問(wèn)題：
· 報告的目的：為什么寫(xiě)這份報告？
· 報告的讀者：誰(shuí)是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
· 報告的素材：撰寫(xiě)這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
· 報告的結構：如何構思報告？如何做到報告結構清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設計報告的格式還是公司有現成的格式可以參照？
· 報告的寫(xiě)作期限：報告何時(shí)須上交？
回答完以上問(wèn)題后，可以按照以下四個(gè)步驟進(jìn)行運作：
1.收集信息（Collecting
Information）：收集信息可以采取口頭或書(shū)面形式�？陬^形式包括面對面溝通或電話(huà)溝通獲取信息等；書(shū)面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問(wèn)卷調查（Questionnaires）等手段向公司內部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價(jià)格單等）也屬于書(shū)面收集信息形式。
2.謀篇布局（Planning the
structure）：確定報告寫(xiě)作的目的，對收集到的信息進(jìn)行整理、分類(lèi)，刪除無(wú)關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進(jìn)行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應在這一階段確定其在報告中的位置。
3.撰寫(xiě)草稿（Writing the draft）：撰寫(xiě)報告的各個(gè)部分，各部分的具體內容在本文第四部分詳細講解。
4.校對編輯（Proofreading and
editing）：校對編輯報告寫(xiě)作的最后一個(gè)過(guò)程也是極其重要的一個(gè)過(guò)程，很遺憾這一過(guò)程往往被人忽視。撰寫(xiě)人寫(xiě)完草稿后應對報告進(jìn)行全面檢查，檢查的具體內容包括兩方面：一是語(yǔ)言，包括語(yǔ)法、拼寫(xiě)、標點(diǎn)符號、語(yǔ)言風(fēng)格等；二是信息，包括數據、圖表、觀(guān)點(diǎn)等。檢查后，應對報告進(jìn)行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。
三、商務(wù)英語(yǔ)報告的寫(xiě)作語(yǔ)氣
一般而言，報告大多由下屬寫(xiě)給上司，使用的語(yǔ)言多為正式。此外，報告的內容和篇幅也決定了其寫(xiě)作語(yǔ)氣比商務(wù)信函要正式的多。在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報告的過(guò)程中，可以適當多使用一些能提高語(yǔ)言正式度英語(yǔ)語(yǔ)法結構。
四、商務(wù)英語(yǔ)報告各構成部分寫(xiě)作介紹
一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)報告的常見(jiàn)構成部分有：摘要（Executive Summary）、標題（Title）、導言（Introduction/ Termsof Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調查結果（Findings）、結論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個(gè)部分的內容及其寫(xiě)作方法分別講解。
�。ㄒ唬┱‥xecutive Summary）
一份正式且篇幅較長(cháng)的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過(guò)一頁(yè)，是報告的導言、調查結果、結論和建議的內容總結。這部分一般是在整篇報告寫(xiě)好以后再寫(xiě)。非正式或篇幅較短的報告則無(wú)需寫(xiě)報告摘要。寫(xiě)摘要時(shí)，應注意以下幾點(diǎn)：
· 盡量限制段落的數量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調查結果和結論、報告的建議。
· 摘要寫(xiě)作的時(shí)態(tài)用一般現在時(shí)，因為報告已經(jīng)存在。如“This report shows…”屬于正確表達，而“This report will
show…”則不妥。
· 報告摘要中無(wú)需引用具體數據�？捎谩癰y and large、the vast majority、only a
few”等語(yǔ)言表達大概的數據或趨勢。
�。ǘ祟}（Title）
報告的標題應盡可能概括報告的內容，因為它是整篇報告的信息濃縮，而且標題應該準確、客觀(guān)，不應像報刊文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應該是名詞短語(yǔ)或動(dòng)名詞短語(yǔ)。如以下幾例：“Report
on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive
Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。
�。ㄈ⿲а裕↖ntroduction/ Terms of Reference）
在導言部分，扼要地說(shuō)明一下報告的寫(xiě)作背景和主旨。此外，還應該注明報告提交給何人、何時(shí)提交的。如果是事件調查報告應首先說(shuō)明事件的經(jīng)過(guò)，包括事件發(fā)生的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、情況敘述等。以下是導言部分寫(xiě)作的常見(jiàn)句型：
· The report examines/explains...
· The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…
· The objective of this report is to…recommend/analyze/give…
· The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…
· Enclosed is a report about...
�。ㄋ模┎牧鲜占椒ǎ∕ethodology/Proceedings）
報告的這部分應說(shuō)明收集信息或資料的方法和步驟。在報告中注明提供這一信息可以增強報告的真實(shí)性和客觀(guān)性，尤其是意見(jiàn)調查報告。當然并不是所有的報告都需要收集資料，因此，并非每一種報告都需要提供這部分內容。這部分內容在整篇報告所占篇幅較短，可以寫(xiě)成一個(gè)段落。以下是該部分寫(xiě)作的常見(jiàn)句型：
· A sample of workers was individually asked for their opinions.
· A questionnaire was completed by those who were surveyed in thisproject.
· The information was mainly achieved with a number of telephone calls tomanufacturers.
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